Nuevas prestaciones de gestión documental en la versión beta 3.1.0.8 de Apia
Resumen:
La principal novedad es que los archivos pueden ser ahora reutilizados en el sistema.
Información:
Apia, una solución desarrollada por STATUM para gestionar expedientes, documentos y flujos de trabajo, soportados electrónicamente, recibió una nueva actualización con importantes mejoras en cuanto a las herramientas de gestión documental.
La principal novedad en la versión beta 3.1.0.8 de Apia es que ahora los archivos pueden ser reutilizados en el sistema. Antes, un documento subido al sistema quedaba “atado” a una tarea o proceso determinado y debía ingresarse de nuevo para asociarlo a algo distinto. Ahora, cada documento queda disponible en el sistema para ser utilizado cuando sea necesario.
Del punto de vista del usuario, este puede ahora subir un nuevo documento pero también tiene la posibilidad de buscar uno ya existente. Además, tiene ahora disponible la opción de “arrastrar y soltar” un ítem para ingresar un documento nuevo. En el caso de que quiera elegir uno ya subido al sistema, puede buscarlo en un listado o al navegar entre los “directorios” del sistema, otra novedad de la versión 3.1.0.8.
En este sentido, los directorios en Apia funcionan como los directorios de Windows: un documento puede estar dentro de un directorio y un directorio puede tener más ramificaciones internas. De la misma forma que un documento puede tener asociado permisos para determinar cuál es el usuario que puede verlo o modificarlo, los directorios también tienen este aspecto de seguridad.
La nueva versión de Apia incluye, además, dos nuevas funcionalidades: una, llamada “Directorios”, es útil para crear/alterar la estructura de directorios; otra es para administrar documentos, llamada “Administración de documentos”, que permite subir documentos al sistema, modificarlos, ver su historial, entre otras opciones.
En otro orden, también se agregaron en la API de programación Java, métodos para trabajar con los documentos y directorios.
La versión beta de 3.1.0.8 de Apia ya fue liberada aunque en producción solo se utiliza en el sistema de incidentes de STATUM. No obstante, algunos proyectos ya empezaron a usarla y se están haciendo varios prototipos para mostrar a los clientes.
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