Lanzamiento de una nueva versión de Apia: Apia 3.1
Resumen:
La nueva versión de Apia está siendo utilizada en el sistema ITIL desde enero de 2015, para ofrecerles a los clientes la tranquilidad de tener como antecedente, su implementación y testeo en la propia STATUM. Se ha estado trabajando desde mediados del 2014, continuando con un cronograma de liberación de nuevas versiones cada 6 meses aproximadamente. Estas contienen nuevas funcionalidades y/o correcciones de las versiones anteriores.
Nuevas funcionalidades de la versión Apia 3.1
La nueva versión de Apia está siendo utilizada en el sistema ITIL desde enero de 2015, para ofrecerles a los clientes la tranquilidad de tener como antecedente, su implementación y testeo en la propia STATUM. Se ha estado trabajando desde mediados del 2014, continuando con un cronograma de liberación de nuevas versiones cada 6 meses aproximadamente. Estas contienen nuevas funcionalidades y/o correcciones de las versiones anteriores.
Nuevas funcionalidades de la versión Apia 3.1
- Para el manejo de unidades organizacionales jerárquicas: Se realizaron tres nuevas funcionalidades para que el trabajo en una rama no afecte el trabajo de otra. Se trata de nuevas unidades organizacionales que permiten definir los roles en la organización (grupos de perfiles y de grupos) para luego asociarlos a los usuarios de cada contexto en particular. Esto ocasiona por ejemplo, que el área comercial no le quite permisos a los usuarios encargados del área de ventas. Esta nueva característica es una de las incorporaciones más importantes de la nueva versión de Apia y es utilizada con bastante asiduidad en los entes públicos.
- Para crear parámetros personalizados: Hay una nueva funcionalidad para asignar valores a parámetros de la aplicación. El usuario puede realizar un parámetro nuevo que se llame "cantidad máxima de clientes" y luego otorgarle un valor. Una vez creada esta solución, también es capaz de modificarla en una estructura aparte, por lo que al igual que en el manejo de unidades organizacionales jerárquicas, hay una mayor independencia entre las funciones y el usuario logra una interacción más amplia con la herramienta.
- Envío de mensajes personalizados (correos electrónicos):Si bien antes existía la posibilidad de mandar e-mails, éstos debían escribirse en el momento de ser enviados. La plataforma era de igual modo similar a un block de notas básico. Ahora por el contrario, el usuario cuenta con más opciones de envío y se agrega la posibilidad de personalizar el mensaje con nuevos formatos de texto, colores o nuevas opciones para el título. El cuerpo del mensaje también puede ser modificado, es posible agregar variables personalizadas dependiendo del destinatario (por ejemplo, encabezados y despedidas) y también opciones para reemplazar texto (colocar nombres y otros datos relevantes para el receptor). Hay nuevas características para la traducción de idiomas y en síntesis, novedades para crear correos electrónicos más personalizados de acuerdo al usuario receptor, apostando también a la riqueza de la información.
- Mejora en el chat: El mismo fue ampliado para que pueda ser utilizado en Call Centers. Permite que una solicitud de chat vaya a un grupo de personas y que a cada persona del chat le suene un teléfono. Si alguien desea comunicarse con el Departamento de Soporte para obtener ayuda, en lugar de estar a la espera para ser atendido, el pedido de comunicación se va distribuyendo a los diferentes operarios de Apia. Esto evita colas y dinamiza el proceso de feedback.
- Para modificar fechas de alerta, atraso de procesos y tareas: Es posible configurar las alertas que comprenden los distintos procesos de Apia. Por ejemplo, si pasan 10 días y la tarea aún sigue pendiente, se le informa a la persona. Puede ser por e-mail, por chat o colocando una notificación que avise la existencia del proceso sin finalizar. La mejora es la capacidad de ponderar la urgencia de las notificaciones. Si un proceso o tarea puntual es muy importante, se selecciona por ejemplo que en lugar de recibir la alerta dentro de 10 días, sea dentro de 4.
- A nivel de diseño, definir los documentos que es posible subir al proceso o a la entidad: Apia permite adjuntar diversos documentos (.PDF, .DOC, etc.) sin discriminar el formato de cada uno. Con la versión de Apia 3.1, es posible dentro de un proceso, solicitar que solamente se adjunten los .DOC o los .PDF, categorizando el conglomerado de los archivos. Con este nueva característica, las tareas se agilizan y se evitan problemas estructurales.
- Subir y bajar al sistema grupos de archivos por Excel: En la versión anterior de Apia, los archivos debían ser dados de alta uno por uno. Ahora es posible crear un archivo (por ejemplo un Excel) con un listado de 40, 400, 1000 grupos. Se realiza un mecanismo para que en vez de dar de alta un grupo por vez, se genere este archivo de manera que Apia lo absorba y pueda crearlo en cuestión de segundos.
- Niveles de visibilidad para los paneles de un Dashboard: Se agregó un nivel de visibilidad para los grupos, de modo que el mismo Dashboard pueda asociarse a los usuarios que se desee, para que, dependiendo si pertenecen a un grupo u otro, trabajen con los paneles que correspondan al suyo. La persona al acceder, en vez de ver todos los grupos existentes, encuentra solamente aquel al que pertenece. Por ejemplo, si fuera una organización de gran tamaño como un organismo público, esta característica podría aplicarse para separar los diferentes departamentos y según donde se conecte la persona, aparecer las opciones de que correspondan a su área.
- Actualización de la versión del editor de texto: Se colocó el editor con una versión más reciente que permite contar con un aspecto visual mucho más cercano a la 3.0. Una empresa fue la encargada de este componente. Ellos no solamente modificaron el aspecto del editor, sino que también corrigieron eventuales errores o implementaron mejoras, por ejemplo, que Apia pueda funcionar más rápido, no se bloquee, ocupe menos memoria, entre otros.
- Clase de negocio por AJAX: Se agregó la mejora de que al presionar botones, no se recargue la pantalla sino que cambie determinada fracción de la misma. Se trata de un aspecto mucho más técnico, vinculado a la granularidad, es decir, el nivel de detalle donde se desea que se ejecute con esa tecnología y en donde no.
- Para modificar la información de la fecha de actualización de parámetros (tanto de memoria local como de base de datos): Por ejemplo un organismo público que, dada su dimensión no puede trabajar con un solo Apia, ya que al contar con miles de usuarios entrando al mismo sistema, éste se caería. Es así que el mismo debe tener a su disposición muchos servidores que apunten hacia la misma base de datos. Con la versión 3.1., se pueden modificar parámetros que quedan en la memoria y en la base de datos, pero éste no se "entera". Por lo tanto, ahora ya está disponible la actualización de los parámetros teniendo en cuenta la fecha de la última modificación que figure.
- Binding de entidades: Al tener un Input o un ComboBox para elegir, es posible cargar otros campos de relevancia. Uno de los ejemplos más frecuentes es la cédula del individuo, gracias a la cual, surgen los demás datos como la dirección, el teléfono, etc. Esta característica recibe el nombre de binding. La cédula es una referencia que ya está almacenada en Apia y que contiene más información, es decir, el documento de identidad es el identificador del resto de los datos. Esta característica en particular también se mejoró y corre por AJAX.
- Documentación de Layout de formularios para procesos BPMN: Al situarse en la funcionalidad del proceso o diseñándolos, hay un botón que genera un archivo con la foto del proceso y en cada tarea particular le adiciona otra información: el nombre, el grupo en el que se puede ejecutar, entre otros. En esta nueva versión de Apia 3.1., se agrega la información de los formularios que poseen esas tareas, qué grupo las ejecuta y se coloca además una foto pequeña del formulario que va a visualizar el usuario.
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