En tiempos donde la única constante es el cambio, dos elementos resaltan a la hora de manejar una organización exitosa: los procesos y la gestión documental.
Por un lado, sólo aquellas organizaciones que cuenten con procesos de negocio definidos, ágiles y eficientes, serán las que puedan mantener la eficiencia en su actividad y servicio. Por el otro, la experiencia indica que el correcto manejo de información en las organizaciones se ha convertido en una práctica clave. El formato papel para la gestión documental comienza a generar trabas en las empresas de mediano y gran porte. Dificultad para manejar importantes volúmenes de documentación o inhabilidad para rastrear el estado de los expedientes en tiempo real forman parte de los problemas más habituales que las organizaciones enfrentan a diario.
Por estos motivos, las organizaciones están procurando la implementación de herramientas de gestión de formas documentales que permitan reducir tiempos y costes alcanzando los niveles de productividad deseados.
ApiaDocumentum es una solución pensada para gestionar expedientes, documentos y flujos de trabajo, soportados electrónicamente, con el fin de eliminar el soporte papel, mejorar la calidad del servicio y conseguir la transparencia y democratización de la información.
Dentro de sus principales funcionalidades se destacan:
Soportar el ciclo de vida completo de los documentos y sus flujos asociados.
Integrar nuevos procesos y tipos de documentos, donde puede definir sus propios flujos de trabajo para cada forma documental sin requerir programación.
Integrarse a cualquier organización y comunicarse con otros sistemas mediante la utilización de estándares y una arquitectura orientada a servicios (SOA).
Facilitar la comunicación con las distintas áreas dentro de la organización.
Incorporar el uso de firma digital en cada etapa del proceso permitiendo la autenticación de los usuarios y validez de las actuaciones.
Realizar consultas, iniciar solicitudes y realizar actuaciones en entorno web por usuarios externos e internos a la organización.
