UTEC puso en marcha el sistema de expediente electrónico ApiaDocumentum
RESUMEN:
La Universidad Tecnológica del Uruguay (UTEC) cuenta desde el 1° de octubre, con el sistema de expedientes en formato digital de ApiaDocumentum montado por STATUM.
INFORMACIÓN:
Este centro educativo es público, de perfil tecnológico, orientado a la investigación y a la innovación creado por ley en 2012, tiene casi 4.000 estudiantes en todo el país y está presente en 155 localidades de casi todos los departamentos a través de los llamados Institutos Tecnológicos Regionales.
El avance educativo que supone esta institución necesita acompasarse con una gestión ágil y moderna.
Por eso, desde UTEC se visualizó a ApiaDocumentum como una herramienta que aporta en el proceso de gestión administrativa y de digitalización de la información, comenzando a transitar en el camino para abandonar el uso del papel.
Desde esta institución educativa aseguraron que lo habitual era tener carpetas y papeles que ocupaban un lugar físico, para manejar los expedientes legales, las compras y la forma de gestionar los recursos humanos.
Con este nuevo mecanismo, UTEC busca eliminar los papeles y pasar a un formato electrónico para su documentación. A su vez, se reconoce como positivo la funcionalidad que brinda el sistema, ya que contempla el uso de firmas electrónicas que acreditan y aseguran cada paso, brindando mayor autenticidad y transparencia en los procedimientos.
“El cambio nos brinda transparencia y nos exige más profesionalidad en cada paso que se da. Los documentos no se pueden modificar una vez que entran al sistema y tienen la ventaja de que nada se pierde ni se rompe”, declaró la asesora legal de UTEC, Sofia Nopitsch, quien viene liderando el proyecto de implementación del expediente electrónico en la Universidad.
La incorporación de esta nueva tecnología “permite la interoperabilidad digital de los documentos con otros organismos”, que también cuentan con el sistema ApiaDocumentum, permitiendo agilizar los procesos de intercambio de información externos. “Tampoco se pierde tiempo si hay que enviarlo a otro lado. Todo está ahí. Es un cambio de cabeza dejar el papel”, indicó.
Para llevar a cabo este trabajo, UTEC trabajó junto a STATUM y la Agencia de Gobierno Electrónico y Sociedad de la Información (AGESIC). En 2019, UTEC firmó con AGESIC un convenio de cooperación a través del cual se comprometían a implementar un sistema de expediente electrónico.
La implementación del sistema comenzó por el Área de Compras principalmente para gestionar los Concursos de Precios y el Área de Capital Humano para la gestión de los Concursos Públicos. Durante el año 2021, se capacitó internamente a la UTEC para alcanzar el fortalecimiento institucional con el uso de esta nueva tecnología y se prevé durante el año 2022 seguir extendiendo el uso y la capacitación de la herramienta en otros campos y áreas de la Universidad. “Es que toda actuación administrativa debe estar respaldada por un expediente que, en orden cronológico, sustente la decisión final tomada”, comentaron desde UTEC.
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