STATUM fue adjudicado para la implantación de Expediente Electrónico en el Ministerio de Defensa Nacional
Resumen:
Seis Unidades Ejecutoras del organismo, que crean 33.000 expedientes al año, contarán con ApiaDocumentum.
Información:
STATUM fue adjudicado para la implantación de Apia y ApiaDocumentum para establecer un sistema de Expediente Electrónico en el Ministerio de Defensa Nacional (MDN), alineado con el Objetivo VII de la Agenda Uruguay Digital 2020 de lograr un gobierno integrado e inteligente.
El MDN ha establecido durante en 2017 entre sus propios objetivos institucionales mejorar e integrar la gestión de expedientes en sus unidades ejecutoras.
ApiaDocumentum es una solución pensada para gestionar expedientes, documentos y flujos de trabajo, soportados electrónicamente. Su objetivo es eliminar el soporte papel, mejorar la calidad del servicio y conseguir la transparencia y democratización de la información.
El alcance inicial del proyecto cubrirá seis Unidades Ejecutoras: Secretaría General, Sanidad Militar, Dirección General de Servicios, Servicios de Retiros y Pensiones, Dirección Nacional de Aviación Civil e Infraestructura Aeronáutica y el Estado Mayor de la Defensa. En conjunto, estas Unidades Ejecutoras crean 33.000 expedientes por año, según el promedio de los últimos cinco años. De estos, hay 180 tipos diferentes que serán contemplados por la herramienta desarrollada por STATUM.
La cantidad de usuarios que recibirán la capacitación dictada directamente por los técnicos de STATUM estará en el orden de 60 funcionarios. No obstante, el alcance de esta consultoría supone la instrucción general de 400 funcionarios que será realizada por los capacitadores del organismo y por los funcionarios que ejercerán roles de administrador y mesa de ayuda. Respecto a la carga horaria, el proyecto determinó que esta no sea inferior a 16 horas para el curso funcional dirigido a los capacitadores, no menor a 12 horas para el curso funcional a usuarios operativos y no menor a ocho horas para los cursos de perfil administrador y mesa de ayuda.
Como el uso de ApiaDocumentum implica un fuerte cambio en las tareas laborales cotidianas, el proceso de relevamiento, capacitación y puesta en producción llevado a cabo por el organismo, STATUM y Agencia de Gobierno Electrónico y Sociedad de la Información y del Conocimiento (Agesic) se apoyará en diversas actividades de gestión del cambio para minimizar el posible rechazo que el nuevo sistema informático pudiera generar en etapas tempranas.
Respecto a las ventajas de ApiaDocumentum, se registran beneficios en tres aspectos: en cuanto a los recursos materiales, el trabajo del personal y al espacio físico. El sistema minimiza el consumo de insumos para la impresión de documentación (desde hojas de papel hasta tóner, por ejemplo); mientras que los funcionarios optimizan tiempos de tareas y se destinó menos espacio para el archivo de documentos.
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