Diez años de gestión electrónica de expedientes

A diez años del comienzo de la gestión electrónica de expedientes, documentos y flujos de trabajo en la Administración Central, la herramienta continúa ampliándose y actualizando sus versiones.

Información:

En 2009 Agesic inició el proyecto de implantar un sistema de gestión electrónica de expedientes con el objetivo de modernizar las actuaciones administrativas del Estado uruguayo y, en consecuencia, eliminar paulatinamente el soporte en papel. Asimismo, el proyecto buscaba otorgar mayor acceso a la información, a la vez que ofrecer mayor seguridad a la gestión de expedientes en la Administración Central. Este proyecto se denominó Expediente Electrónico (hoy Expediente Digital).

La herramienta utilizada entonces fue ApiaDocumentum, una aplicación web que permite intercambiar y realizar la trazabilidad de expedientes en formato digital entre distintos organismos, permitiendo realizar el seguimiento del estado en que se encuentra cualquier expediente.

El desarrollo de la iniciativa Expediente Digital fue acompañada con tareas de gestión del cambio organizacional y el compromiso de cada uno de los implicados, y con el correr del tiempo, la herramienta fue evolucionando y configurándose según las necesidades de cada oficina, cumpliendo además con el objetivo de conseguir la interoperabilidad entre los organismos, así como la disponibilidad de la información. Cada nueva versión posibilitó optimizar la experiencia de trabajo. De hecho, la última edición, ApiaDocumentum 2.0, cuenta con diferentes mejoras e importantes cambios en la interfaz del usuario, diseñada para mejorar el acceso a todas sus funcionalidades.

ApiaDocumentum es una herramienta categórica, pues integra tecnología de workflow, definición de procesos, formularios gráficos y declarativos, gestión documental, firma digital, chat, monitores funcionales, reportes, indicadores y monitores de performance.

Durante la presentación de esta versión realizada en el Salón de Actos de la Torre Ejecutiva -más cerca de nuestros días, hablando ya del año 2018-, el Técnico en Gestión de Incidentes Raúl Velo, detalló el plan futuro de implantaciones a realizarse durante el presente año, que consiste en relevamiento de necesidades, migración de datos en los organismos que ya cuentan con Apia, capacitaciones, así como el asesoramiento requerido para que cada puesta en producción sea un éxito.

De la misma forma, se hizo especial mención en que Agesic es el primer organismo estatal en incorporar ApiaDocumentum 2.0, seguido recientemente por la Oficina de Planeamiento y Presupuesto (OPP).

En la actividad estuvieron presentes directores y autoridades de organismos como Institución Nacional de Derechos Humanos (INDDHH), Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), Agencia Nacional de Vivienda (ANV), Corte Electoral, Casinos, Ministerio de Industria, Energía y Minería (MIEM), Banco de Previsión Social (BPS), Junta Departamental de San José, Instituto del Niño y Adolescente del Uruguay (INAU), Administración Nacional de Educación Pública (ANEP) y Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), entre otros.
Además, participaron actuales y futuros usuarios del sistema e interesados en el crecimiento del Expediente Electrónico.


En la actualidad, existen 21 organismos estatales habilitados para intercambiar expedientes mediante procesos digitales, todos ellos con las versiones actualizadas de la herramienta, y el objetivo es que en el futuro puedan seguir sumándose muchos más.

De esta forma, la iniciativa Expediente Digital, que cumple diez años, sigue contribuyendo al mismo objetivo: la transformación digital del Estado uruguayo y la mejora de los servicios públicos que se ofrecen e influyen directamente en la calidad de vida de la ciudadanía.

Fuentes de información

AGESIC: Enlace 1, Enlace 2