STATUM y BPS completan la migración a nueva versión de ApiaDocumentum
RESUMEN:
Para la concreción del proyecto fue fundamental la gestión del cambio con la capacitación de los funcionarios a través de sus pares.
INFORMACIÓN:
STATUM y el Banco de Previsión Social (BPS) completaron con éxito la migración de todos los expedientes electrónicos del organismo a la última versión de ApiaDocumentum al lograrse una renovación total de la arquitectura del software, del equipamiento informático y, fundamentalmente, al promover una gestión del cambio entre los funcionarios.
Rodrigo Rodríguez, gerente de este proyecto, dijo que se trazó un plan “súper exigente” que culminó en abril de 2021 “sin dolores”: un sistema que está estable luego de la puesta en producción y operado por un personal que fue “empoderado” por los propios funcionarios que se sumaron como “promotores del cambio”.
Así lo explicó Rodríguez: “El proyecto implicaba cambiar toda la arquitectura; no solo se migraba a nivel de software, sino también a nivel del hardware; por lo tanto, le ponía una inyección de complejidad por dos. Se logró con un equipo multidisciplinario, con un gran aporte del BPS y un empoderamiento absoluto y compromiso y con un gran aporte del equipo de STATUM con el conocimiento de la plataforma, instalación y migración”.
El gerente del proyecto indicó que la nueva versión ApiaDocumentum implica procesos más rápidos y con un mejor desempeño al que se tenía en comparación con la versión con la que se trabajaba exactamente hace un año.
Promotores del cambio
Una clave para el éxito del proyecto a juicio de Rodríguez fue el trabajo con el equipo de “promotores del cambio”. Estos son funcionarios que se postularon como voluntarios para la capacitación del resto de los usuarios. “No fuimos a los jerarcas para que tuvieran peso corporativo, sino que empoderamos a la gente. Esto hizo que se redujeran las preguntas que llegaban a la mesa de ayuda o a soporte y contribuyó a que la puesta en producción fuese exitosa”, dijo el responsable de la migración para BPS.
La encargada de la gestión del campo fue Gabriela Ferreira, quien apuntó que la estrategia se basó en la “descentralización” de la capacitación para que esta pudiera hacerse de forma correcta en todo el país. Se formaron 40 promotores del cambio que replicaron la capacitación en todas las oficinas, alcanzando a una plantilla que supera los 3.500 funcionarios.
“El contexto de pandemia y teletrabajo nos jugó bastante a favor porque se rompió la brecha (geográfica) y nos dio equidad. Esos promotores del cambio fueron una gran llave para ayudarnos a trabajar las resistencias”, expresó Ferreira.
La versión anterior de ApiaDocumentum tenía una satisfacción superior al 85% y para Rodríguez era esencial alcanzar niveles similares. “Teníamos la vara puesta y lo logramos”, concluyó.
ApiaDocumentum brinda soporte electrónico para todos los expedientes del organismo. Inclusive, hoy se lo utiliza en áreas en las que no está originalmente previsto como, por ejemplo, compras y resoluciones. Es una solución pensada para gestionar expedientes, documentos y flujos de trabajo, soportados electrónicamente. Su objetivo es eliminar el soporte papel, mejorar la calidad del servicio y conseguir la transparencia y democratización de la información.
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