RESUMEN: 

El Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca (MGAP) se moderniza y desde diciembre tiene en funcionamiento su proyecto de expediente electrónico ApiaDocumentum de STATUM. Ya lo implementó en tres unidades ejecutoras y tiene previsto hacerlo en seis más.

INFORMACIÓN:

El proyecto se inició en agosto del año pasado y se acordó organizar su puesta en producción en tres ciclos compuestos cada uno de tres unidades ejecutoras. El primer ciclo, que ya está operativo desde diciembre, incluyó a la Dirección General de Secretaría, la Dirección General de Recursos Naturales y la Dirección General de Bioseguridad e Inocuidad Alimentaria. En el resto de las unidades ejecutoras se aplicará hasta el mes de junio de 2023.

El objetivo principal del proyecto es modernizar y agilizar los procesos de gestión documental del ministerio, lo que incluye crear, gestionar, almacenar, buscar y acceder a la información en formato electrónico. De esta forma, se busca mejorar la eficiencia y eficacia en la gestión de los expedientes, a través de ApiaDocumentum.

Una de las ventajas más destacadas del expediente electrónico es la reducción del tiempo y los costos que implicaba trasladar los expedientes físicamente, sobre todo dentro de un ministerio que cuenta con una fuerte descentralización. "Un expediente que te podía venir de una sede a la otra te podía llevar 15 días porque se necesitaba a una persona. Ahora llegan en un clic", destacó Mauricio Di Maio, asesor de la Unidad de Mejora Continua y referente del MGAP en el proyecto.

Además, con la implementación de este proyecto, se han comenzado a profundizar y regular una cantidad de procedimientos que antes no estaban definidos o regulados, lo que implica una mejora en la calidad y transparencia de los procesos.

Aunque aun no se ha cuantificado el ahorro en papel, se espera que el proyecto de expediente electrónico tenga un impacto significativo en la reducción de costos y la protección del medio ambiente, apuntó el referente del MGAP.

Por su parte, STATUM brindó jornadas de capacitación, otro punto importante en el desarrollo de este proyecto. "Tengo gente que no hizo ninguno de los cursos y más o menos con las habilidades digitales que tiene lo pudo utilizar con facilidad", indicó Di Maio.

El referente del MGAP destacó cómo algunos funcionarios han agradecido la nueva herramienta ApiaDocumentum. "Hemos recibido felicitaciones por la rapidez y eficiencia con la que ahora se gestionan los expedientes", declaró.

Todo el proceso comenzó en julio del año pasado. A partir de allí, desde el Ministerio de Ganadería se ha valorado el trabajo en conjunto con STATUM. "Fue espectacular", resumió Di Maio. "A veces les pedimos algunas cosas extra de lo que estaban comprometidos y siempre estuvieron dispuestos", concluyó.