Dirección Nacional de Catastro implementa el expediente electrónico
RESUMEN:
La Dirección Nacional de Catastro, entidad encargada de administrar los bienes inmuebles del territorio nacional, ha dado un paso hacia la modernización y eficiencia, e implementó en octubre el sistema de expediente electrónico ApiaDocumentum, con el propósito de mejorar los procesos internos y la gestión catastral.
INFORMACIÓN:
Augusto Alcalde, Director Nacional de Catastro, señaló que este sistema introdujo soluciones y beneficios significativos. Alcalde señaló que hasta ahora se realizaban en formato papel y eran “acordonados con cordoncito”, lo que dificultaba la administración y presentaba diversos problemas.
La preocupación radicaba en la vulnerabilidad de la información, ya que "los folios se pierden o se exponen a mala praxis”, lo que no garantiza una administración con seguridad jurídica.
“Es una oportunidad de formalizar una carta de servicios”, comentó.
Además, la falta de referencia a la unidad catastral en los expedientes dificultaba la organización y trazabilidad de la información. Con el nuevo sistema se pueden tener procesos más transparentes y accesibles para los funcionarios.
“Por ejemplo, se puede decir que una unidad catastral tuvo un fraccionamiento o una fusión. Y el funcionario tiene todo ese expediente a la vista”, indicó Alcalde.
“Si no lo tenés bien referenciado, corre grandes chances de ser archivado y desaparezca”, agregó.
Una de las principales ventajas de ApiaDocumentum es su capacidad de proporcionar una visión global a los funcionarios, que les permite acceder a todos los procesos de la dirección.
Allí se manejan dos tipos de procesos: los sustantivos y los de apoyo.
Los sustantivos están vinculados a identificar y ubicar todos los inmuebles catastrales situados en el territorio nacional. Hay más de 80 procesos de este tipo, que hasta ahora se hacían en papel y ahora se harán de manera digital. Entre ellos, por ejemplo, se destaca la solicitud de tasación de un inmueble del Estado o un reparcelamiento.
Los procesos de apoyo refieren al funcionamiento interno de la dependencia, como el ingreso de funcionarios o compras que se realicen.
La implementación no estuvo exenta de desafíos. Se realizó un esfuerzo significativo en capacitar a todo el personal, tanto en Montevideo como en el interior. El proceso incluyó la colaboración de otras unidades tributarias y, a pesar de algunas dudas iniciales sobre la herramienta, Alcalde expresó que "estaba muy bien pensada. Estaba adaptada a la realidad de lo que pasa dentro del Estado".
"Es algo que anima", manifestó Alcalde, haciendo hincapié en la importancia de documentar los procesos sustantivos y de apoyo para mejorar la eficiencia.
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