Dirección de Loterías y Quinielas implementó ApiaDocumentum
RESUMEN:
La Dirección Nacional de Loterías y Quinielas, que opera bajo la órbita del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), implementó el sistema de expediente electrónico ApiaDocumentum. Esta decisión marcó un paso significativo hacia la modernización y digitalización de los procesos administrativos.
INFORMACIÓN:
ApiaDocumentum, desarrollada por STATUM, ofrece múltiples beneficios para la administración pública. Entre sus principales ventajas se encuentra la posibilidad de potenciar los procesos y administrar el acceso a la información, digitalizando los archivos originales y evitando copias redundantes. Esto no solo minimiza la cantidad de papel a archivar, sino que también establece un vínculo más eficaz entre los distintos organismos del Estado.
La transición hacia el sistema electrónico no es nueva para el MEF. La implementación del expediente electrónico forma parte de una segunda etapa de despliegue de esta tecnología, que también abarca la Dirección Nacional de Catastro y Zona Franca. "Como ministerio que inició con el expediente electrónico, ahora queríamos que las demás unidades ejecutoras se incorporaran. Dentro de la administración central, hay otros lugares que ya lo están usando con el objetivo de que todos utilicemos la misma herramienta", explicó Carmen Lorenzo, referente de la Dirección Nacional de Loterías y Quinielas.
La implementación de ApiaDocumentum también busca resolver problemas logísticos relacionados con el almacenamiento de expedientes físicos. "Llega un momento en que no sabés dónde guardar los expedientes y hay que digitalizar, lo que tiene un costo", comentó Lorenzo, haciendo referencia a los desafíos que enfrentaron al tener que cambiar el lugar de archivo.
Cantidad de funcionarios y tipos de expedientes
La Dirección Nacional de Loterías y Quinielas cuenta con un equipo de 100 funcionarios distribuidos entre Montevideo e el interior del país. "Nos hemos capacitado los de Montevideo. Más adelante será el turno del interior", señaló Lorenzo. Esta capacitación asegura que el personal esté adecuadamente preparado para la transición hacia el sistema electrónico y garantiza así, una implementación fluida y eficiente.
En cuanto a la naturaleza de los expedientes que maneja la Dirección, Lorenzo detalló: "Hay expedientes de todo tipo. Por ejemplo, tenemos solicitudes de agencias de quinielas por titularidades. En una agencia, donde trabajan dos o tres personas, a veces surge la necesidad de que un familiar se incorpore. Esto puede ser el caso de un padre que desea que su hijo entre a trabajar en la agencia. Eso requiere un trámite que culmina con una resolución del Poder Ejecutivo". Además, se gestionan solicitudes de renuncia y trámites especiales para rifas mayores, como las de ciencias económicas o arquitectura. "Estas rifas deben cumplir con ciertos requisitos y hay un seguimiento en cuanto a los sorteos", añadió Lorenzo.
Otro tipo de expedientes que se gestionan son inspecciones. "Cuando concurren inspectores de loterías para controlar alguna agencia o subagencia, se genera un expediente al respecto", explicó Lorenzo.
La valoración a STATUM
El proceso de capacitación para la implementación ha sido exhaustivo. "Tuvimos una capacitación inicial de cuatro o cinco días y luego el resto de los compañeros fueron capacitados durante cuatro días más", detalló Lorenzo.
Con respecto a la empresa desarrolladora, STATUM, Lorenzo expresó su satisfacción: "Han sido bárbaros. Hemos tenido reuniones semanales para plantear dudas y ver cómo avanza el proyecto. Las capacitaciones han ido muy bien y han realizado pruebas en Loterías para asegurarse de que todo funcione correctamente".
Esta colaboración resultó esencial para garantizar el éxito del proyecto. "Nos sentimos muy a gusto, muy respaldados, siempre dispuestos a facilitarnos la forma de trabajo", enfatizó.
El testimonio tras la puesta en producción
"Comenzamos el 2 de octubre con muchas expectativas", comentó Lorenzo.
El proyecto planteó desafíos significativos. "El volumen de trabajo no tiene la misma intensidad en todas las áreas, pero la verdad que nos hemos ido adaptando", destacó. La adaptación fue clave para superar los obstáculos que surgieron a medida que avanzaban en la implementación.
Lorenzo calificó de “impecable” el resultado obtenido hasta el momento.
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