Contraloría General de la República de Paraguay moverá mas de 20 mil expedientes electrónicos al año
RESUMEN:
La Contraloría General de la República (CGR) de Paraguay, en colaboración con STATUM y Konecta, ha puesto en marcha un proyecto de gestión de expediente electrónico, el cual se puso en producción el 28 de noviembre de 2023. Este proyecto representa un cambio radical en la gestión de procesos administrativos en la CGR, que impacta en tiempos y eficiencia.
INFORMACIÓN:
La CGR es una institución gubernamental que tiene como función principal supervisar y controlar las actividades económicas y financieras del Estado y los organismos que lo componen para garantizar una correcta administración y transparencia en la gestión pública.
Luis Parcerisa, de Konecta, describió las etapas y características del proyecto. Desde mayo de 2023, se trabajó de forma conjunta con el equipo de proyecto de la institución para planificar y llevar adelante la configuración del sistema según los requerimientos funcionales y no funcionales obtenidos de las reuniones de relevamiento y etapas tempranas del proceso. El sistema se instaló en la infraestructura tecnológica gestionada directamente por la dirección general de tecnología de la institución, siguiendo las estrictas políticas de seguridad, integridad y confidencialidad requeridas por esta.
Más de 1.000 funcionarios de la CGR fueron capacitados en el uso del nuevo software durante un período de dos meses y medio. Esta capacitación incluyó a profesionales de diversas áreas como auditores, abogados y contadores, así como el personal de soporte de la institución.
La CGR maneja aproximadamente 20 mil expedientes por año y generó más de 1.500 en los primeros 45 días de operación con el sistema. La integración del sistema de STATUM ha contribuido a eliminar el papel en múltiples procesos, así como a mejorar la transparencia y seguimiento de los procesos de la institución. La adopción de la firma electrónica y el manejo de documentos electrónicos ha reemplazado procedimientos basados anteriormente en documentos impresos.
Por ejemplo, las solicitudes que se realizan al área de administración y finanzas y las notificaciones a organismos externos, que antes se realizaban por escrito, ahora son totalmente electrónicas. Esto mantiene la validez jurídica de los actos, pero acelera los tiempos del proceso al evitar el traslado de documentos y contribuye a erradicar el soporte papel.
El proyecto ha mejorado también la interacción con el ciudadano y la transparencia en la gestión de denuncias. A través de un formulario en el sitio web de la CGR, cualquier ciudadano puede realizar una denuncia anónima o nominada. Se genera automáticamente un expediente y se evitan la intervención humana y los pasos manuales para completar el procedimiento. Esta forma mejora la eficiencia y transparencia en la gestión.
El éxito de la implementación se cimienta en la solidez de la herramienta, el continuo soporte brindado por STATUM, quien trabaja estrechamente con los consultores de Konecta, así como en el compromiso del equipo de TIC de la CGR, quien es acompañado y supervisado en todo momento por los especialistas del MITIC.
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