RESUMEN:

La Intendencia de Tacuarembó implementará el expediente electrónico con tecnología de STATUM. Se trata de un proyecto de modernización que busca optimizar la administración documental, mejorar el acceso a la información y digitalizar archivos físicos.
 

INFORMACIÓN:

La solución ApiaDocumentum se integró para digitalizar el procesamiento de documentos. El proyecto abarcará tanto a la Intendencia y la Junta Departamental como a los municipios de Ansina, Paso de los Toros, San Gregorio y Cuchilla de Caraguatá.

El intendente de Tacuarembó, Wilson Ezquerra, destacó el impacto que este cambio representa para la administración pública departamental por las mejoras que generará en términos de eficiencia y seguridad. “Hoy culmina una etapa y comenzamos a transitar en función del expediente electrónico. Las nuevas tecnologías indudablemente nos dan otras posibilidades que brindan mayor seguridad, más eficiencia”, expresó Ezquerra enfatizando que la gestión documental digitalizada sustituirá el sistema en papel y permitirá una relación más fluida entre los diferentes organismos del Estado.

Para Ezquerra, esta transformación no solo optimiza procesos internos, sino que también mejora el servicio a la ciudadanía. Al explicar las ventajas del expediente electrónico, el intendente adelantó que el público podrá seguir el estado de sus expedientes en el futuro. 

“En pasos posteriores, la ciudadanía también podrá acceder a los expedientes electrónicos, en donde está su expediente, cómo va”, explicó Ezquerra señalando que esta transparencia permitirá a los ciudadanos conocer el estado de sus trámites de manera más eficiente y accesible.

Este proyecto cuenta con el respaldo de la Agencia de Gobierno Electrónico y Sociedad de la Información y del Conocimiento (AGESIC), el organismo encargado de desarrollar soluciones digitales para la administración pública.

Para AGESIC, el proyecto de Tacuarembó representa un avance relevante, dado que es el primer gobierno departamental en el que se financia la implantación de un sistema de expediente digital. “Para AGESIC es un proyecto estratégico, no solamente porque es el primer proyecto que AGESIC financia como gobierno departamental en una implantación de expediente, sino también por la importancia que tiene Tacuarembó como gobierno departamental”, afirmó Verónica Valassi, coordinadora de Cooperación Interior del organismo. Valassi agradeció el trabajo conjunto de las autoridades departamentales y los equipos técnicos que llevan adelante esta implementación.

La adopción del expediente digital marca un cambio estructural en la administración de documentos y registros en Tacuarembó. La plataforma digital permite, por ejemplo, digitalizar archivos físicos, administrar información y garantizar el seguimiento de cada documento.

Se podrá acceder a los expedientes en tiempo real para las diferentes dependencias y, mediante la interoperabilidad, podrán intercambiarse entre organismos estatales de forma inmediata y segura. 

Una característica central del sistema de expediente digital es el seguimiento de la información, que garantiza el registro de cada acción, desde el origen hasta la recepción final. Esto permite a las autoridades y a los ciudadanos conocer la trayectoria del documento, las fechas de cada acción y su autenticidad.

Además, el sistema cumple con altos estándares de seguridad, incluida la firma digital de cada actuación, lo que asegura la integridad del expediente y la validez de cada registro.

Rosana Grosso, directora del proyecto por PwC, consultora que participa en la implantación, dijo que este proyecto se irá desarrollando de manera progresiva. La especialista agregó que el equipo acompañará a los funcionarios municipales para proporcionar capacitación y soporte durante el desarrollo, que se estima en tres o cuatro meses.