RESUMEN:

STATUM liberará a fin de año la actualización de ApiaDocumentum, el sistema que utiliza el sector público y privado para gestionar expedientes digitales. La versión 2.4 traerá un cambio sustancial: la renovación total de la interfaz, es decir, la forma en que los usuarios ven y manejan la plataforma.
 

INFORMACIÓN:

La versión 2.4 apunta a modernizar la experiencia de uso. Uno de los cambios centrales será la migración a una nueva base de software llamada Apia 4.0.0.4, que será el motor que sostiene todo el sistema. Esto significa más estabilidad, mejor rendimiento y un soporte más adecuado para las próximas funciones que STATUM planifica incorporar.

El segundo cambio importante será el rediseño de toda la interfaz con una tecnología llamada REACT. Conllevará pantallas más rápidas, con un diseño más claro y ordenado. La idea es simplificar la navegación, reducir los pasos innecesarios y hacer más intuitivo el trabajo con expedientes digitales. Además, la empresa analiza incorporar herramientas de inteligencia artificial. 

Novedades de la versión 2.3

Mientras tanto, la versión 2.3, que se lanzó este año, incorpora mejoras pensadas en la gestión diaria de expedientes. Una de ellas es el envío y recepción de documentos de manera más eficiente, lo que ayuda a evitar bloqueos y hace el intercambio más ágil. También se introducen cambios en los paneles de control, lo que permitirá un seguimiento más claro de procesos y plazos.

Los usuarios tendrán más opciones para ver y descargar expedientes, así como la posibilidad de consultar trámites de manera externa bajo determinados permisos. Esto es clave para organismos que deben compartir información con otras instituciones y mantener la seguridad y el control sobre quién accede a los documentos.

La versión 2.3 incorpora funciones para el trabajo en equipo, la distribución de tareas y la configuración de plazos y alarmas. De esta forma, el sistema se convierte en una herramienta más efectiva para organizar el trabajo, asignar responsabilidades y dar seguimiento a los tiempos establecidos en cada expediente.

La administración de permisos también se vuelve más precisa. Ahora se puede definir qué tipo de actuaciones pueden ver los jefes y qué puede consultar cada usuario. Además, se pueden generar notificaciones automáticas sobre movimientos específicos dentro de un expediente.

La seguridad documental se refuerza con nuevas formas de firmar digitalmente los archivos. La firma puede estar integrada dentro del documento en PDF o puede estar a la vista. Otra mejora es la inclusión de un sistema de seguimiento que registra todas las acciones realizadas sobre un expediente, lo que asegura transparencia y control.

Finalmente, la nueva versión incluye funciones como la recepción documental, que formaliza el ingreso de archivos al sistema con un registro detallado, y la posibilidad de dividir los expedientes en piezas más pequeñas para un manejo más organizado.