Proyecto Expediente Electrónico en el Instituto Nacional de Estadística

El Instituto Nacional de Estadística (INE) comenzó las actividades vinculadas al expediente electrónico en noviembre de 2012, siendo el software proporcionado por la Agencia de Gobierno Electrónico y Sociedad de la Información (AGESIC). 

Información:

El INE es el organismo público uruguayo encargado de la medición y elaboración de actividades específicas tales como la planificación de muestreos, diseños, evaluaciones de cuestionarios, operaciones de campo, proceso de datos, análisis, evaluación y difusión de la información obtenida, dentro de las denominadas estadísticas nacionales.

El organismo no contaba con una plataforma que le permitiera desarrollar procedimientos para trabajar con expedientes, de modo que apoyados en esta tecnología, fueron capaces de facilitar la ejecución de tareas en tiempo y forma. Asimismo, el instituto pudo dar tratamiento a la información empleando la modalidad adoptada en la Administración Pública. De esta manera, se lograron agilizar el flujo de los expedientes, su seguimiento y la comunicación entre diversos organismos vinculados a la elaboración, supervisión y coordinación de estadísticas en nuestro país.

La herramienta también permitió contribuir al desarrollo de pases, peticiones, a la toma de decisiones, a la comunicación con otras unidades ejecutoras y al desarrollo de nuevas competencias entre personas, obteniendo como resultado, el fortaleciendo de la actividad del INE.

Para comenzar a utilizar el expediente electrónico, se realizó una capacitación teórica y práctica durante el mes de marzo de 2013, destinada a los funcionarios que debieran emplearlo. Se introdujeron y trabajaron temas vinculados al funcionamiento del expediente electrónico, la utilidad de la bandeja de entrada y salida, así como el organismo externo.

En cuanto a los expedientes propiamente, fueron detalladas las etapas de su creación, el acordonamiento, relacionamiento, las acciones de archivado-desarchivado y el marcado de los mismos.

La formación de los empleados abarcó también la firma de actuación, la administración de ausencias, la opción de "fuera de oficina" y las consultas.

De esta manera, el INE pasó a integrar el conjunto de las instituciones cuya administración documentaria, progresivamente y de forma predominante, se ha ido transformando en una de naturaleza electrónica.