La Administración Pública presenta constantes problemas en lo que refiere a la gestión de sus procesos y a la organización de la información. La transformación y modernización de los entes gubernamentales requiere de soluciones que fortalezcan las instituciones mediante la informatización de los procesos, la coordinación entre las diferentes áreas y la implantación de excelentes sistemas de gestión de documentos.
Apia provee una solución que socorre a las diferentes oficinas públicas en sus proyectos de innovación y reforma tecnológica mejorando la cobertura y eficiencia de los servicios.
Optar por Apia para desarrollar un buen funcionamiento de las instituciones posee las siguientes ventajas:
- Pasaje del formato papel al expediente electrónico: Apia contribuye a la eliminación de los expedientes en formato papel creando y administrando de modo electrónico las diferentes formas documentales. Todo el volumen de información archivado en soporte papel se suprime mediante la incorporación de informes digitalizados que, a su vez, facilitan la localización de documentos y expedientes a través de poderosos motores de búsqueda.
- Cambio en la cultura organizacional: la comunicación entre los diferentes sectores de la organización se potencia y se implanta un innovador y más eficiente modo de trabajo. Apia ofrece la posibilidad de generar procesos o trámites internos, presentar información y registrar acciones con autonomía. A esto se le suma la automatización de las rutinas de trabajo, la distribución de tareas y la correcta llegada de los documentos a los usuarios, funcionalidades que simplifican el monitoreo y control de la actividad. Además, Apia define los procesos, las competencias de los usuarios y los procedimientos de trabajo de modo coherente con la estructura organizativa y los objetivos de la institución.
- Reingeniería de los procesos: los procesos se perfeccionan al organizarse las acciones de los usuarios y adjudicarse las responsabilidades correspondientes. La sistematización y automatización de los procesos brinda una visión clara de los mismos y mejora el intercambio de información entre las diferentes áreas y personas de la institución. La ejecución de los procesos se simplifica y homogeneíza contribuyendo a la optimización del trabajo y al desenvolvimiento de una gestión más eficiente.
- Paulatino pasaje hacia el e-goverment: la implementación de Apia asiste el proyecto de digitalización del Sector público aportando las herramientas necesarias para incentivar el impulso tecnológico. Mediante la informatización de la gestión y un uso más profesional de las ventajas que ofrecen las Tecnologías de la Información, Apia se convierte en una solución vital para fortalecer las instituciones y acompañar los procesos de reforma tecnológica de la Administración Pública y las estrategias de Gobierno electrónico.
- Servicio más eficiente a la población: al perfeccionarse los procesos y organizarse las acciones la prestación de servicios mejora notablemente. El acceso a documentos e información acerca de la situación de los trámites favorece la atención al ciudadano y brinda soluciones ágiles en caso de surgir algún inconveniente.
- Reducción de costos y tiempos: Apia disminuye significativamente los tiempos y costos operativos al realizar una afinada distribución de tareas exigiendo su cumplimiento y evitando que se trabaje en áreas repetidas. Indudablemente, esto se traduce en una reducción del tiempo de procesamiento de los servicios y en una respuesta más rápida a la demanda de los ciudadanos.
Caso de éxito
El Banco Central de Uruguay implementa Apia para llevar adelante el proyecto de reforma institucional y digitalizar el manejo de información del Banco, de modo de poder mejorar el servicio y lograr la democratización de la información.
Al ser "banco de bancos" esta organización decidió iniciar un proceso de reforma para mejorar los servicios y la forma de trabajo interna para ganar eficiencia, agilidad y poner fin al formato papel en sus procesos y flujos de trabajo. Además, requería de un sistema que permitiera la comunicación con entes externos al Banco y la población, garantizando la seguridad de la información y el uso de firma digital.