Interoperabilidad de Expedientes y Documentos en el Estado
Resumen:
En un mundo donde reina la globalización y en el que la información ha adquirido vital importancia, tanto el acceso a ella como el poder compartirla desde cualquier sitio se ha convertido en un aspecto vital.
Información:
Hoy en día es necesario que los sistemas tecnológicos interactúen entre sí para ofrecer servicios conjuntos que logren aumentar la eficiencia. En cuanto a la Administración Pública, este objetivo cobra especial relevancia a la hora de ofrecer los servicios al ciudadano.
El nivel organizativo debe ser capaz de identificar sus necesidades y configurar los sistemas para permitir el acceso y el uso de los servicios, los datos y los documentos, siendo además importante el establecimiento de convenios entre las instituciones públicas emisoras y receptoras de servicios.
Se pueden identificar cuatro tipos principales de interoperabilidad:
Organizativa: se refiere a la capacidad de las entidades y de los procesos mediante los que se llevan a cabo las funciones requeridas, con el objeto de alcanzar logros mutuamente acordados, relativos a los servicios que prestan.
Semántica: es la dimensión relativa a la información intercambiada. Aquí se intenta que ésta pueda ser interpretable de forma automática y también reutilizable por aplicaciones que no intervinieron en su creación.
Técnica: se encarga de abordar la relación entre sistemas y servicios de tecnologías de la información, lo que incluye aspectos tales como las interfaces, la interconexión, la integración de datos y servicios, la presentación de la información, la accesibilidad y la seguridad, u otros de naturaleza análoga.
Factor tiempo: se vincula a la interacción entre elementos que corresponden a diversas oleadas tecnológicas y se manifiesta especialmente en la conservación de la información en soporte electrónico.
Beneficios de la interoperabilidad
En un mundo donde reina la globalización y en el que la información ha adquirido vital importancia, tanto el acceso a ella como el poder compartirla desde cualquier sitio se ha convertido en un aspecto vital.
Información:
Hoy en día es necesario que los sistemas tecnológicos interactúen entre sí para ofrecer servicios conjuntos que logren aumentar la eficiencia. En cuanto a la Administración Pública, este objetivo cobra especial relevancia a la hora de ofrecer los servicios al ciudadano.
El nivel organizativo debe ser capaz de identificar sus necesidades y configurar los sistemas para permitir el acceso y el uso de los servicios, los datos y los documentos, siendo además importante el establecimiento de convenios entre las instituciones públicas emisoras y receptoras de servicios.
Se pueden identificar cuatro tipos principales de interoperabilidad:
Organizativa: se refiere a la capacidad de las entidades y de los procesos mediante los que se llevan a cabo las funciones requeridas, con el objeto de alcanzar logros mutuamente acordados, relativos a los servicios que prestan.
Semántica: es la dimensión relativa a la información intercambiada. Aquí se intenta que ésta pueda ser interpretable de forma automática y también reutilizable por aplicaciones que no intervinieron en su creación.
Técnica: se encarga de abordar la relación entre sistemas y servicios de tecnologías de la información, lo que incluye aspectos tales como las interfaces, la interconexión, la integración de datos y servicios, la presentación de la información, la accesibilidad y la seguridad, u otros de naturaleza análoga.
Factor tiempo: se vincula a la interacción entre elementos que corresponden a diversas oleadas tecnológicas y se manifiesta especialmente en la conservación de la información en soporte electrónico.
Beneficios de la interoperabilidad
- Intercambio de Expedientes: logra automatizar el envío de un expediente completo partiendo de una entidad a otra en los diferentes escenarios administrativos en los que se puede producir. Por lo tanto, disminuye el gasto en mensajería, acorta los plazos y facilita la interacción entre diferentes órganos administrativos, lo que redunda en una mayor eficiencia y simplificación general de las relaciones del ciudadano para con las diferentes instituciones públicas.
- Intercambio de Documentos: es el envío de documentos individuales entre dos organismos (certificaciones, informes técnicos, resoluciones, entre otros). Gracias a esta ventaja, es posible ahorrar costos provenientes de la progresiva desaparición del formato papel, vinculados no solamente a su gestión sino también a su conservación y considerando, asimismo, la infinidad de movimientos físicos del papel durante todo su ciclo de vida.
- Intercambio de Datos: tiene relación con la sustitución de documentos que aporta el ciudadano por servicios de intercambio de datos que le permiten verificar la información requerida. Este ítem en particular es un servicio que beneficia a todas las partes: al ciudadano, porque se evita los gastos y molestias de obtener el certificado; al órgano destino, que ya no necesita gestionar los documentos o escritos en papel, y al órgano emisor, que reduce la carga de trabajo -no menor- que supone la generación de las certificaciones que el ciudadano pueda necesitar a lo largo de todas las operaciones del proceso.
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