Processes for the disaffiliation of the AFAP

Industria/Sector

Sector público/Financiero

Summary:

En menos de 60 días se aplicó la plataforma tecnológica APIA 3.0 en el Banco de Previsión Social (BPS) con el fin de automatizar los procesos e interoperabilidad con otros organismos, para que el grupo etario abarcado por la ley nº 19.162, pudiera optar por la desafiliación de las Administradoras de Fondo de Ahorro Previsional (AFAP). De este modo, la población comprendida pasa a integrar nuevamente el régimen de transición administrado por el BPS.

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Problema

Desde el año 1996 existe en Uruguay, un régimen mixto de jubilaciones y pensiones que introduce el ahorro individual obligatorio. Sin embargo, el 1º de noviembre del año 2013 se promulga la normativa mencionada, que habilita a los ciudadanos a revocar su afiliación de la AFAP, ofreciendo la posibilidad de retornar al régimen dispuesto por el BPS.

En tal sentido el ente previsional del Estado, requería implementar una solución  interoperable, con capacidades de integrarse con sus distintas áreas e intercambiar información con los sistemas informáticos de las AFAPs y organismos involucrados.

Una vez que el individuo se presenta al BPS para consultar sobre la desafiliación, el nuevo sistema debe ser capaz de recolectar la información que se le va a proporcionar: el historial laboral sumado a todas aquellas variables que permitan definir su situación, como por ejemplo, la cantidad de años trabajados (y dado el caso, el reconocimiento de años no registrados) las variaciones de rentabilidad, la percepción del propio sujeto sobre sus condiciones actuales de trabajo, si cree que sus ingresos van mejorar o disminuir, el estimativo de los años que piensa aportar, entre otros.

Toda esta información debe ser incorporada a un simulador capaz de brindar como resultado los datos necesarios para asesorar al trabajador y, finalmente, presentarle los escenarios posibles para que pueda deliberar sobre su futuro.

A tales efectos y considerando el corto tiempo existente para su implementación, era necesario contar con una herramienta de BPMS capaz de implementar los procesos, interoperar con los sistemas de distintas organizaciones, interconectar las tres fuentes de información: la que trae consigo el propio sujeto, la que almacena el BPS y la que proporcionan las distintas AFAP, y procesar la misma para brindar el informe correspondiente al trabajador.

Solución

Este proyecto fue solicitado por el BPS a STATUM a fines de Diciembre del año 2013, teniendo además como fecha límite, el período que entró en vigencia la normativa en el mes de febrero de 2014.

Se utilizó la Metodología Apia BPM:RAD para la implementación rápida de soluciones BPM, ello permitió estructurar el proyecto e incorporar a una cantidad importante de actores mutidisciplinarios para coordinar la ejecución de tareas en tan cortos plazos y definir fases de implantación graduales que permitieran la salida en producción al comienzo de la vigencia de la ley.

La primera instancia fue la de atender la solicitud de la audiencia y salir a recolectar la información. Próximamente, estar preparados para recibirla y tenerla disponible al momento de gestionar el asesoramiento, por último, contar con la capacidad de informar a los demás sistemas que el individuo se va a desafiliar.

En 45 días se pudo poner en funcionamiento el producto solicitado y gracias a la  aplicación de APIA 3.0, los datos ya quedan a disposición para ser consultados una semana antes de fijada la cita. Si no se llegara a contar con esta información, una alerta comunica lo sucedido y luego de notificado se agenda una nueva reunión.

Una vez en la institución, al sujeto se lo identifica en el sistema con su cédula y se le muestra la información correspondiente. Este sistema se conecta con otro del BPS para hacer las estimaciones y, finalmente, se proyecta cómo se jubilaría con un régimen o con otro.
 
Una vez obtenidas las estimaciones posibles, se le entrega un documento impreso para que determine su situación, más un comprobante. La persona puede en principio, querer desafiliarse, pero el sistema no lo toma como algo definitivo, porque tiene 90 días para rectificar su decisión.

En este proyecto también se incorporaron indicadores de gestión, con previsión para 400 asesoramientos por día y registrando otros datos sobre cada cliente, como su tramo etario, sexo, su respuesta a priori y otros estimativos que ayudan a delinear mejor cada caso particular.

Es un caso de éxito debido a la diversidad tecnológica aplicada, el moldeado del proceso en un tiempo acotado, así como la posibilidad de funcionar como un orquestador de servicios, dado que ninguna de las herramientas del BPS podía resolver el proceso de desafiliación.

Actualmente, hay unas 263.000 personas en condiciones para desvincularse de las AFAP, se han realizado más de 30.000 consultas al Banco de Previsión Social, con más de 10.000 entrevistas agendadas para asesorar a la población activa.

Beneficios

Para el Trabajador

• Puede iniciar el trámite en línea sin necesidad de llamar o dirigirse a las oficinas del BPS, contando también con una página web para consultar si su caso está comprendido por dicha ley.
• Se le otorga día y hora para su atención.
• Tiene un plazo de 90 días para resolver la desafiliación y si llegara a ser positiva, se notifica a los sistemas correspondientes.

Para el BPS

• El sistema automatiza todo el procesamiento de información y direcciona el proceso según las reglas de negocio definidas, optimizando la tramitación y garantizando un resultado preciso para la toma de decisiones.
• Mejora y rapidez en la atención dada la demanda del servicio producto de la reciente liberación de la ley.
• El proceso es dinámico hasta el final, ya que si entonces, la persona decidiera continuar bajo el régimen de la AFAP (por lo tanto NO se desafilia) el asesoramiento caduca en ese momento.

Aspectos Técnicos

• Apia BPMS 3.0
• Sistema operativo Linux Red Hat
• Base de datos Postgre SQL
• Servidor Tomcat