​A un año de la implementación de INDOC

Seis organismos recurren a la herramienta desarrollada por STATUM sobre ApiaDocumentum.

Información:

INDOC (Intercambio Documental) es el instrumento desarrollado sobre ApiaDocumentum para el envío y recepción de documentos que fue puesto en producción en noviembre de 2017. En una primera etapa, la implantación se realizó entre la Dirección Nacional de Vivienda (DINAVI-MVOTMA) y la Agencia Nacional de Vivienda (ANV); a fines de diciembre de ese año, INDOC comenzó a ser utilizado en el Ministerio de Desarrollo Social (Mides). Hoy es utilizado, además, en el Ministerio de Salud Pública (MSP), Unidad Reguladora de Servicios de Energía y Agua (URSEA) y Oficina Nacional del Servicio Civil (ONSC).

Su finalidad es permitir el intercambio de expedientes electrónicos entre organismos que no tienen sistema de tramitación de expedientes electrónicos o cuyo sistema de tramitación no esté integrado a la solución llamada ARTEE de la Agencia de Gobierno Electrónico y Sociedad de la Información y del Conocimiento (AGESIC). En definitiva, puede ser presentado como una “pasarela” de envío/recepción de expedientes entre diversos sistemas de tramitación.

La aplicación desarrollada por STATUM es una aplicación web. Cada uno de los organismos tiene su ambiente específico en INDOC (en donde se administran los usuarios) y acceden al mismo mediante una URL específica. Una vez que los usuarios se loguean en su ambiente, pueden realizar las siguientes acciones:

Enviar expedientes: Se ingresan los datos de la carátula y se sube un archivo PDF con los folios actuales del expediente (esto puede ser un escaneado del documento físico o un PDF generado por un sistema de tramitación electrónica), se elige el organismo destino a enviar el documento (de la lista que proporciona ARTEE) y se realiza el envío firmando electrónicamente la acción.

Recibir expediente: Se recibe un expediente desde ARTEE que fue enviado al organismo. Se pueden validar firmas electrónicas del expediente y/o descargarlo (por ejemplo, para su impresión). Luego de la recepción se registra en el sistema si el expediente se vuelve a enviar a otro organismo, si se continúa trabajando con él de forma interna o si se archiva.

Consulta de expedientes: Se pueden consultar expedientes con la información que se registra en su ambiente en la herramienta por fecha de envío, recepción o datos de carátula registrados o por información en ARTEE por secuencia de pases registrados en AGESIC del expediente para hacer seguimiento.

La herramienta contribuye a agilizar los procesos de cada organismo, al tiempo que se disminuye el gasto en mensajería y se aumenta la eficiencia.