RESUMEN:

El objetivo trazado para el quinquenio se consiguió en un año. Desde el organismo destacan el valor de ApiaDocumentum.
 

INFORMACIÓN:

Con la incorporación de la Dirección General de Educación Inicial y Primaria (DGEIP) al sistema de Expediente Electrónico en julio de 2021, se cumplió el objetivo de que toda la Administración Nacional de Educación Pública (ANEP) utilice ApiaDocumentum, el producto desarrollado por STATUM.

Desde el primer semestre de 2013, el Consejo Directivo Central (Codicen) trabaja con la herramienta que permite gestionar expedientes, documentos y flujos de trabajo, soportados electrónicamente. Luego se sumaron el Consejo de Formación en Educación (junio de 2015), la Dirección General de Educación Técnico Profesional (noviembre de 2018) y, finalmente, la Dirección General de Educación Secundaria (junio de 2021) y la DGEIP.

“Haber llegado a toda la ANEP es un hito fundamental y lo alcanzamos rápidamente. Era el objetivo del quinquenio y lo alcanzamos en el primer año. En la medida en que ampliás la cobertura, se amplía tremendamente el valor del sistema”, dijo Pedro Salvetto, coordinador del Proyecto Expediente Electrónico para este organismo.

Desde el inicio del trabajo de la ANEP con STATUM, el sistema registró aproximadamente a unos 2.000 usuarios. Solo en este año se han creado unos 800 usuarios nuevos. Por la pandemia por la COVID-19, se procedió a la capacitación de referentes de oficina que, a su vez, replicaron la información para sus compañeros. “Los funcionarios aprenden a medida que trabajan”, apuntó Salvetto.

El coordinador del Proyecto Expediente Electrónico agregó: “Ahora estamos todos dentro del sistema. Esto significa que cuando tenemos que mandarnos un expediente lo hacemos directamente. Ya no tenemos porqué imprimir más”.

Hay dos fases definidas para el corto plazo: una de ellas es la interoperabilidad con otros organismos y el agregado de notificaciones a ApiaDocumentum. De acuerdo con Salvetto, esto estará listo antes de fin de año.

A mediano plazo se prevé la extensión del sistema de Expediente Electrónico a escuelas, liceos y UTU de todo el país. Hoy los centros educativos solo tienen acceso a la parte de consultas en el sistema.

“La ventaja de que toda la ANEP cuente con Expediente Electrónico es gigante. Antes, por ejemplo, si el expediente estaba en Primaria no tenías manera de consultar que no fuera por teléfono o por mail. Eso consumía miles de hora de trabajo. Ahora podés ubicar un expediente donde esté”, destacó Salvetto.

Sobre otra de las ventajas de prescindir del papel, el coordinador del Proyecto Expediente Electrónico en CODICEN añadió: “El envío del expediente es instantáneo como si fuera un mail. La persona lo recibe y puede empezar a estudiarlo. Es fundamental que estemos todos dentro del sistema; lo multiplica por 10 el valor”.

ApiaDocumentum es una solución pensada para gestionar expedientes, documentos y flujos de trabajo, soportados electrónicamente. Su objetivo es eliminar el soporte papel, mejorar la calidad del servicio y conseguir la transparencia y democratización de la información.

 

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