RESUMEN:

El sistema ApiaDocumentum fue implantado en el Instituto Nacional de Inclusión Social Adolescente (INISA), el organismo creado específicamente para cuidar a menores con medidas privadas de libertad, y que funciona con total autonomía.

PROBLEMA:

El INAU (Instituto del Niño y del Adolescente del Uruguay) es el organismo rector del país en temas de infancia y adolescencia. Su objetivo es proteger sus derechos. Hasta el año 2015, había un área destinada al cuidado de menores que tenían medidas privativas de libertad. Ese año el INAU dejó de tener esa responsabilidad y el gobierno decidió crear el Instituto Nacional de Inclusión Social Adolescente (INISA).

Esta organización, que tiene 1.600 funcionarios según cifras oficiales, posee 13 centros ubicados en los departamentos de Montevideo, Canelones y Lavalleja, carecía de un sistema tecnológico creado a la medida de la institución.

Hasta el año 2020, el INISA, si bien tenía su propio campo de acción, cualquier movimiento de un expediente que ejecutaba, debía tener el aval de INAU. Con la implantación específica del sistema de expediente electrónico propio, el mecanismo se hace sin necesidad de recurrir a ese organismo, alcanzando mayor independencia y eficiencia.

“Cualquier alta de un funcionario o un cambio de la estructura se tenía que solicitar a INAU y entraba dentro de las prioridades de cuando este organismo pudiese realizarlo, lo cual enlentecía el funcionamiento general de nuestro organismo.”, comentó Gerardo Álvarez, responsable de la implantación del proyecto en INISA.

BENEFICIOS:

La mayoría de los funcionarios que integran el INISA ya conocían al detalle el intuitivo sistema informático ApiaDocumentum ya que INAU contaba con dicha tecnología desde hace varios años. Ello fue una ventaja, ya que la gestión de cambio organizacional y cultural, así como la capacitación, no requirió de mucho esfuerzo y rápidamente se adaptaron al uso de la tecnología.

“El principal beneficio alcanzado a nivel interno es que ahora somos nosotros los que administramos ApiaDocumentum y ello nos brinda total autonomía y eliminar la dependencia que aún teníamos con INAU”, agregó Álvarez.

Además, “se pudieron instrumentar otras funcionalidades con requerimientos específicos de INISA que aportan beneficios adicionales considerando las prestaciones implementadas en ApiaDocumentum para la gestión de la institución. Por ejemplo, desde que entra una factura hasta que se pasa a los niveles contables todo pasa a través de ApiaDocumentum, sin papel, sin pérdida de información, de forma inmediata y siempre trazable y con monitoreo de donde se encuentra la tramitación”, indicó Álvarez.

INISA mantiene un fluido intercambio de información con el Ministerio del Interior (MINT), el Ministerio de Defensa Nacional (MDN), el Ministerio de Turismo (MINTUR) e INAU. En tal sentido las capacidades de ApiaDocumentum permiten la interoperabilidad e intercambio de documentos con dichos organismos de forma digital eliminando las impresiones y envíos manuales. Ahora todo se gestiona digitalmente, tanto el envío como la recepción de los documentos. 

Por último, Álvarez destacó que “la tecnología es muy práctica en casos donde se requiere la movilización de un funcionario de una dependencia a otra, facilitando administrativamente la gestión”.
 

SOLUCIONES:

El objetivo de INISA de llevar adelante la administración y gestión de los menores privados de libertad, no es sencillo ya que requiere interactuar con organizaciones sin fines de lucros, dispersas en distintos puntos del país y para ello requiere de un sistema tecnológico que sea óptimo para la tramitación eficientes en la institución.

Un aplicativo parametrizado para la institución acelera los tiempos de entrega de expedientes de una forma que no sucedía cuando se utilizaba el sistema ApiaDocumentum dentro de INAU que tiene una estructura “enorme”. El contar con una solución a la medida de INISA, permitía una solución “más específica” y “más ágil” acorde a las necesidades específicas de INISA, indicó el experto.

Como la misión de INISA es rehabilitar y proteger a menores, la existencia de un sistema tecnológico que ayude a las tareas administrativas se torna indispensable como herramienta para solucionar aspectos cotidianos de su funcionamiento.

Desde el año 2020, ApiaDocumentum se encuentra en producción en INISA, es usado por +300 funcionarios distribuidos en todo el país y gestiona al año más de 7.000 expedientes y 100.000 actuaciones.


ApiaDocumentum es la solución líder para la gestión de los expedientes, trámites y documentos digitales en el Sector Público (Gobierno) que permite automatizar de forma rápida y efectiva todos los trámites de una organización eliminado el uso de papel. En Uruguay, +80% de los organismos públicos cuenta con ApiaDocumentum para su gestión interna y el intercambio digital de los documentos con otras instituciones públicas eliminando la impresión y traslado físico de los documentos. ApiaDocumentum funciona sobre la plataforma Apia BPMS utilizando las mejores prácticas de la Gestión por Procesos y Gestión Documental.

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