La Armada Nacional instrumentó su sistema de documentación interna con Apia
RESUMEN:
La Armada Nacional puso en marcha un nuevo sistema desarrollado sobre Apia BPMS que digitaliza la “Carta de Servicio”, su principal forma documental de comunicación interna más utilizada en la organización.
INFORMACIÓN:
El nuevo sistema, al que puede acceder cualquier funcionario con acceso a la intranet de la Organización se liberó en producción el 4 de octubre de 2021 y prevé ser utilizado por +500 funcionarios lo que permitirá despapelizar aproximadamente el 90% de la documentación interna que se gestiona en el organismo.
Una “Carta de Servicio” es una comunicación escrita del Servicio Naval para el intercambio de informaciones, instrucciones y solicitudes, entre las diferentes Reparticiones de la Institución, incluyendo la transmisión de órdenes disciplinarias, solicitud de personal, rendiciones de cuentas y solicitudes de rubros.
Todos los miembros de la Armada nacional que participaron en el proyecto coincidieron en los beneficios que se alcanzarán con el nuevo sistema: ahorro considerable en los tiempos de tramitación, mayor transparencia, trazabilidad y seguridad, así como también mejoras en los procedimientos internos donde se unificarán los criterios de gestión administrativa en las +100 dependencias de la Armada Nacional.
Durante la actividad de lanzamiento del nuevo sistema, miembros de AGESIC (quienes impulsaron activamente este proyecto en el marco de su Programa de Gestión Documental) presentaron una infografía mostrando dos escenarios: la Carta de Servicio actual en forma manual y la Carta de Servicio a través del nuevo sistema. En el primer escenario, con el método actual, una carta de servicio creada a las 9:00 am debe ser impresa, firmada por el responsable del área y enviada a la oficina de turno, donde siendo optimista llegaría a la misma sobre las 15.00 horas. En el nuevo escenario, una Carta de Servicio, que se crea a las 9:00 am se firma y en los próximos 5 minutos se recepciona en la oficina destino.
El proyecto se llevó adelante con un equipo multidisciplinario integrado por el Teniente de Navío y Segundo Jefe del Servicio de Gestión Informática y Telecomunicaciones de la Armada Cristian Palma (sponsor y referente) y el Teniente de Navío y Jefe de Operaciones del Servicio de Gestión Informática y Telecomunicaciones de la Armada Federico Alonso (especialista técnico), Federico Cedrani, (fortalecimiento institucional) y Sebastián Pereyra (soluciones de gestión documental) de AGESIC y el Licenciado Sebastián Sequeira y el Ingeniero Sebastián Giménez de STATUM quienes llevaron adelante la implementación y del sistema en Apia BPMS.
El sistema inicialmente se liberó para su uso, en modalidad de piloto, en solo 2 unidades, quienes durante la primera semana de operación crearon +30 Cartas de Servicios.
La implantación de las Cartas de Servicios Digitales se hará de forma gradual en las distintas áreas de la Armada Nacional. Comenzó, en modalidad piloto, en solo 2 unidades, quienes durante la primera semana de operación crearon +30 Cartas de Servicios.
Actualmente, la Armada Nacional ha conformado y entrenado un grupo de capacitadores quienes están a cargo de ir incorporando nuevas áreas y usuarios al sistema, capacitando previamente a sus funcionarios.
Las próximas unidades a integrar corresponden a las Prefecturas del Interior del país donde el beneficio de eliminar el traslado físico de las cartas de servicio es de un mayor impacto para la institución.
Este logro alcanzado en pos de avanzar en la transformación digital y despapelización de la Armada Nacional, se suma a la implantación del Sistema de Expediente Electrónico en ApiaDocumentum que el Ministerio de Defensa Nacional llevó adelante en el año 2019, para la tramitación 100% digital de sus expedientes.
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