RESUMEN: 

El Sistema de Oficios Digitales contempla la digitalización de una forma documental de comunicación entre los organismos del Estado uruguayo. Luego de avanzar en la adopción de herramientas para la gestión de expedientes, el Estado uruguayo se planteó nuevos objetivos. Uno de ellos fue la adopción y desarrollo de una plataforma digital para la gestión de documentos oficiales entre distintos organismos públicos a nivel nacional.
 

INFORMACIÓN:

El oficio es una forma documental usada por los organismos del Estado para dar conocimiento de sus resoluciones a otro organismo, o formular alguna petición para el cumplimiento de diligencias en sus procedimientos.

¿Cómo funciona? El funcionario genera digitalmente un oficio, lo numera, y lo envía al organismo destino. A dicho oficio únicamente pueden acceder los usuarios de las oficinas creadoras y de las oficinas destinatarias.

Sebastián Pereyra, jefe de Producto, ha sido una de las personas que ha liderado este proyecto junto a STATUM. Según contó, el control de usuarios se realiza a través de idUruguay (sistema de clave única de AGESIC) con el nivel máximo de seguridad, es decir, con cédula de identidad con chip. Esto obedece a que el sistema opera sobre RedUY, una red de fibra que conecta a todos los organismos del Estado uruguayo y que es custodiada por el Centro Nacional de Respuesta a Incidentes de Seguridad Informática del Uruguay (CERTuy).

Con la nueva plataforma, los funcionarios de cada organismo tendrán la capacidad de crear, enviar, recibir, responder y consultar oficios de manera digital. Si estas personas cuentan con los permisos adecuados, podrán visualizar tanto los oficios creados como los respondidos.

A fines de noviembre, se llevó adelante el lanzamiento del sistema en el Instituto Uruguayo de Meteorología (INUMET). Luego, se llevó a cabo la implantación en la Fiscalía General de la Nación. Más adelante se implementará en los organismos estatales que se sumen al contrato de adhesión.

Antes de utilizar el sistema, todas las diligencias y resoluciones requerían que un funcionario transportara los documentos en papel de un organismo a otro. En algunos casos, hasta podía ser necesario que un policía acompañara al funcionario de una oficina a otra para garantizar que el documento llegase sin ningún tipo de inconveniente.

Además de generar un costo de recursos humanos, el oficio “físico” obliga la impresión de papeles y la firma de documentos, lo que enlentece la comunicación entre organismo y organismo, y afecta la calidad del funcionamiento interno del Estado.

Sebastián Pereyra aseguró que “esta solución acelera el proceso en cualquiera de los organismos que se aplique para su relacionamiento con otros organismos y prueba de ello es que existen acuerdos avanzando para comenzar con su implantación en otros segmentos estatales”.

El referente de AGESIC indicó que “lo novedoso es la arquitectura elegida para este proyecto. Esto significa que cada repositorio de información pertenece a cada organismo y está alojado en sus respectivas sedes de forma distribuida pero con una única aplicación core que brinda las funcionalidades”.

Entre los beneficios que propone este sistema están la unificación y la estandarización del formato de los oficios. Esto garantiza que el mismo sistema de comunicación pueda implementarse en todas las oficinas del Estado. Además, logra la independencia en la gestión y brinda total trazabilidad del proceso, garantizando la seguridad necesaria, ya que únicamente las personas pertenecientes a la oficina del organismo creador y a la oficina del destinatario del oficio cuentan con los permisos para acceder al documento.
 

Beneficios del nuevo sistema de oficios digital

• Disminución de costos y tiempos en el traslado físico del oficio en papel
• Reducción del uso de papel
• Unificación y estandarización del formato
• Trazabilidad y seguimiento de los documentos
• Mayor seguridad, con un acceso restringido y sin intermediarios