MGAP implementará ApiaDocumentum en seis unidades ejecutoras
RESUMEN:
El Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca (MGAP) implementará el sistema de expediente electrónico ApiaDocumentum en seis unidades ejecutoras.
INFORMACIÓN:
Estas unidades manejan 18 mil expedientes por año (20 mil en todo el MGAP), los cuales son gestionados por 600 usuarios.
El uso de ApiaDocumentum evita archivar y resguardar la gran cantidad de documentos que se genera mensualmente, lo que, además, elimina la complicación que supone organizar la información y, posteriormente, acceder a ella. Además, aumenta la transparencia de las actuaciones y mejora los servicios ofrecidos al ciudadano al optimizar los tiempos de proceso y de respuesta.
La implementación de la herramienta en el MGAP significa un paso más en el desarrollo del gobierno digital, un proyecto en el que el estado uruguayo se encuentra trabajando hace más de una década y en el que STATUM ha sido un fuerte aliado.
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El proyecto
Para llevar a cabo esta implementación, STATUM o STAVROS (partner de STATUM) relevará los requerimientos del MGAP.
Además, una vez que se haya personalizado e instalado la herramienta, realizará el testeo correspondiente. Según un acuerdo firmado entre las partes, la empresa implementadora se compromete a documentar todos los procesos: desde la ejecución a los resultados obtenidos y, eventualmente, las acciones de corrección que sea necesario realizar.
Junto a las autoridades del MGAP se realizará una estrategia general de comunicación y capacitación en la que se especificará de qué forma se va a instruir a los funcionarios del organismo en el uso de la herramienta ApiaDocumentum.
Esa estrategia incluirá la especificación de los objetivos, la metodología, las actividades y el calendario previsto de capacitación.
Uno de los grupos más importantes a instruir es el "grupo de formadores", compuesto por 50 de los 600 funcionarios que utilizarán el sistema. La capacitación de este grupo de funcionarios hará énfasis en el desarrollo de capacidades, de modo que, posteriormente, puedan transferir a sus colegas los conocimientos adquiridos.
Dentro de este grupo, se encuentra la Mesa de ayuda que ofrecerá soporte a los usuarios finales del sistema ante cualquier tipo de inconveniente.
El servicio post implantación
Una vez que se implemente ApiaDocumentum en las unidades ejecutoras, la empresa implementadora deberá hacer un informe mensual del servicio y especificar las actividades realizadas y el resultado de cada una de ellas.
Esas actividades deberán incorporar el acompañamiento a la Mesa de ayuda del organismo en la atención de incidencias y ajustes en la personalización y configuración del sistema implementado.
Entre los seis y los doce meses de la salida en producción de la herramienta la empresa implementadora relevará el estado de situación del organismo, advertirá las dificultades y mejoras que se detecten y realizará los ajustes necesarios.
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Links de interés relacionados:
Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca, unidades organizativas
MGAP - Servicios Digitales
Seguimiento de Expediente
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