RESUMEN:

El Congreso de Intendentes ha iniciado una nueva etapa en su transformación digital mediante la implementación del sistema de Expediente Electrónico, un avance en la modernización de sus procesos administrativos que cuenta con el apoyo de STATUM y su herramienta ApiaDocumentum.
 

INFORMACIÓN:

Esta plataforma digital tiene el objetivo de optimizar la gestión documental, mejorar el acceso a la información y la transparencia y asegurar una administración pública más eficiente y accesible, alineada con las tendencias globales de digitalización en el sector público.

La implementación de ApiaDocumentum en el Congreso de Intendentes permitirá un salto cualitativo en la transparencia de los procesos administrativos.

Esta solución tecnológica permite a los usuarios realizar un seguimiento en tiempo real de cada expediente, también brinda información detallada sobre su ubicación actual, la persona a cargo y la última acción realizada.

El seguimiento integral de los documentos fortalece el control y la supervisión interna de los trámites, además ofrece a los ciudadanos un acceso más claro y directo a la información pública. Con esta herramienta, el Congreso de Intendentes no solo incrementa la eficiencia interna, sino que también mejora la relación con la ciudadanía al proveer procesos más visibles y accesibles.

En términos de eficiencia, el Expediente Electrónico reduce significativamente los tiempos de procesamiento y respuesta a las solicitudes, ya que los documentos digitalizados pueden transferirse de una oficina a otra de manera instantánea, por lo que elimina las demoras propias del traslado físico.

Esta rapidez en el flujo de expedientes permite una mejor organización en la asignación de tareas dentro de cada área administrativa, asegura que el personal pueda identificar con claridad el estado de cada expediente, el trabajo pendiente y las tareas ya realizadas. Esto contribuye a una optimización de los recursos y del tiempo de trabajo, por lo que incrementa la productividad en todos los niveles del organismo.

La plataforma ApiaDocumentum también destaca en materia de seguridad por su robustez. El acceso a los expedientes esté restringido exclusivamente a usuarios autorizados, lo que protege así la confidencialidad y la integridad de los datos sensibles.

Además, el sistema realiza respaldos automáticos de los documentos, lo que garantiza la protección de la información frente a posibles pérdidas o daños. Esta infraestructura de seguridad cumple con los estándares establecidos por la Ley Nº 18.381 de Acceso a la Información Pública y se alinea con las normativas locales para brindar una gestión de datos transparente y segura.

Otro beneficio relevante del Expediente Electrónico es la reducción de costos asociados al uso de papel y al traslado físico de documentos.

Con ApiaDocumentum, los expedientes están disponibles en formato digital, lo que permite un ahorro significativo al limitar el uso de papel a los casos estrictamente necesarios. Esto no solo disminuye los costos operativos, sino que también contribuye a una administración pública más sostenible y con menor impacto ambiental, en sintonía con los objetivos de sostenibilidad que caracterizan a los gobiernos modernos.

¿Cómo se implementará?

AGESIC llevará adelante la implementación de un convenio de cooperación interinstitucional con el Congreso de Intendentes, con el objetivo de cumplir los lineamientos estratégicos definidos.

El proceso abarcará desde un relevamiento inicial de necesidades hasta la configuración de la herramienta tecnológica, junto con la capacitación, pruebas de validación y transferencia de conocimientos al personal.
Estas acciones buscan mejorar la gestión documental interna y fortalecer las capacidades del organismo para lograr más eficiencia en sus operaciones.