RESUMEN:

STATUM lanzó eGovia, una solución de gestión documental que viene a ocupar un espacio que no se atendía. La gestión documental es la forma en que una organización crea, comparte, aprueba, guarda y encuentra los documentos con los que trabaja todos los días.
 

INFORMACIÓN:

Dentro de la suite de STATUM, ApiaDocumentum se ocupa del expediente electrónico, es decir, del conjunto ordenado de documentos y decisiones sobre un mismo asunto y que exige cumplir con formalidades y normativa específicas.

En cualquier organización (pública o privada) circulan otras formas documentales además del expediente: memorandos, notas e informes. Cada una tiene su propio recorrido y este no responde a un flujo único ni predefinido.

eGovia atiende la gestión documental que no requiere actos administrativos formales. Es una herramienta hecha para que los documentos circulen con agilidad y se integren a sistemas que la organización ya utiliza.

Cómo funciona: plantillas, edición colaborativa y permisos

La solución incorpora las funciones habituales de un gestor documental. El trabajo parte de plantillas ya diseñadas. 

Los documentos se editan en línea y admiten edición colaborativa simultánea, lo que significa que varias personas pueden trabajar sobre el mismo texto al mismo tiempo. A eso se suma la administración de permisos, que define quién puede ver, editar o aprobar cada documento.

Inteligencia artificial: menos tiempo de puesta en marcha y asistencia durante el uso

La inteligencia artificial interviene en dos momentos.

El primero es en la implementación, el período en que la herramienta se adapta a la manera de trabajar de cada organización. A partir de la información disponible del organismo, el sistema identifica cuál es el recorrido que ese organismo necesita para cada forma documental y lo traslada al sistema. El resultado es una puesta en marcha más ágil, profunda e integral.

El segundo momento es el uso cotidiano. Cuando una persona sube un archivo, la inteligencia artificial reconoce ese archivo y asiste en la ayuda para completar la información faltante.

Integración con el resto de la suite

eGovia trabaja en comunicación con los demás productos de la suite de STATUM y con los sistemas propios de la organización.

Por ejemplo, si surgiera la necesidad de de elaborar un informe que combina una parte técnica, una legal y otra financiera en un expediente gestionado en ApiaDocumentum ese informe se deriva a eGovia, donde cada área encuentra la plantilla correspondiente y completa la etapa que le corresponde, para que luego el documento vuelva a unirse al expediente original.

 

Material de interés relacionado:

​STATUM presenta APIA MAS, la nueva versión de su mesa de asistencia con inteligencia artificial

STATUM lanza Archivum: un sistema para gestionar y preservar documentos digitales a largo plazo