El Gobierno Electrónico a 5 años de su implantación en el Estado Uruguayo

Summary:

Los servicios al ciudadano, la gestión pública y la participación civil, han sido posibles gracias a diferentes causales, dentro de los que se destacan los avances en la informática, la ampliación de los canales comunicacionales, la apuesta gubernamental a la transparencia de la información, pero sobre todo, a la creación de herramientas capaces de lograr estas mediaciones entre el Estado y la ciudadanía. La red está reestructurando la esfera pública y STATUM ha sido parte activa de este fenómeno. 

Información:

Al pasar de una economía apoyada en los materiales, la energía y el trabajo, a una que está basada en la información y en las comunicaciones, es necesario que el Estado-nación se fortalezca como elemento fundamental para regular el funcionamiento de estos nuevos “espacios de negociación”. Debe ser capaz de reaccionar a la misma velocidad que el ritmo de los flujos del mercado, en un mundo que demanda una creciente eficiencia y agilidad.

El motor impulsador del proyecto de Gobierno Electrónico, tuvo lugar debido a la necesidad de fortalecer la relación entre el individuo y los órganos gubernamentales. 

Se debió apuntar a un vínculo más directo y transparente que permitiera mejorar los servicios correspondientes a la administración pública.

A tales efectos, se creó la Agencia para el Desarrollo del Gobierno Electrónico (AGESIC), que actuó a través de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto (OPP) aunque debido a la necesidad de seguir apostando a la implementación tecnológica en la gestión estatal, en octubre del 2006, se crea la Ley N° 18.046, que establece la “Agencia para el Desarrollo del Gobierno de Gestión Electrónica y la Sociedad de la Información”.

En agosto del año 2007, como marco del artículo 118 de la Ley N° 18.172, se constituye lo que en la actualidad conocemos como AGESIC, con el objetivo de “impulsar el avance de la Sociedad de la Información y del Conocimiento, promoviendo que las personas, las empresas y el Gobierno hagan el mejor uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones”.

Sin embargo, al estar integrada la Administración Pública por distintos organismos y entidades, (cada una con su propio funcionamiento y estructura interna) es que fue necesario un segundo paso que consistió en que este acercamiento entre el ciudadano y el Estado, fuera por iniciativa del propio Estado. De esta forma, se incentivó la interacción como una unidad entre ambas partes para lograr lo que se denomina Gobierno en Red, capaz de contribuir a la mejora de los servicios brindados por la Administración, evitando la repetición de trámites e integrando los procesos administrativos entre los diversos organismos.

Beneficios para el usuario y para la institución/empresa con la aplicación del Gobierno Electrónico.

Para el usuario

-Fortalecimiento de la relación Sujeto-Estado: Se fortalecieron las relaciones entre el ciudadano y los organismos públicos, gracias a una mayor transparencia en la gestión de éstos últimos. De este modo, permitió a los ciudadanos ampliar su conocimiento sobre la esfera pública, generando confianza y planteando una nueva ética sobre el manejo de la información (la seguridad de los datos personales, la identidad de la persona u órgano, así como la integridad de la información que se emplea).

-Deslocalización del ciudadano: la interacción que logró con el gobierno se vio favorecida al desaparecer las barreras del tiempo y del espacio, pudiendo interponerse entre ambos. De esta forma, se logró la inclusión y promovió la igualdad de oportunidades, independientemente de las condiciones sociales de cada sujeto.

-Participación ciudadana: conectado con el beneficio anterior, la promoción de la participación de la ciudadanía en la gestión del gobierno, permitió que mediante la tecnología sean capaces de hacer llegar sus opiniones y sugerencias, llevar con mayor exactitud un seguimiento de su información privada y con este conocimiento, poder tomar determinaciones con mayor poder de decisión.

-Formación de los individuos: el gobierno electrónico apoyado en la información y el conocimiento, promovió el uso de medios tecnológicos que han permitido el acceso a la información, brindó la posibilidad de estar comunicados y de esta forma, promovió el involucramiento del individuo con la tecnología, ya sea a causa de los beneficios palpables (como por ejemplo, pagar un recibo desde su hogar) como la capacitación que el uso de estas tecnologías ha representado. Gracias a esta característica, ha sido posible disminuir la brecha digital, especialmente entre la ciudadanía de distintos tramos etarios. Anteriormente, los sujetos debían presentarse ante los organismos públicos para realizar todo tipo de trámite y el proceso dependía del funcionario que lo atendiera, el tiempo que demorara, la ubicación del expediente, entre otros factores.  Hoy en día, el Gobierno electrónico ha logrado mejorar los servicios que el Estado brinda a los ciudadanos, y por lo tanto, se ha transformado en un servidor público.

Para la institución

-Ahorro de costos: se puede traducir en diversos aspectos, entre los que se destacan la notable disminución del uso de papel, donde inclusive, se ha planteado su eliminación de la cultura burocrática. También se obtiene ahorro en cartuchos para impresoras, toners, gastos de archivado y energía eléctrica.

Se logró al transformar los procesos en electrónicos, sin necesidad de emplear el papel de los documentos, archivos y fundamentalmente, prescindiendo de las ineficiencias de este soporte, debido a que puede perderse, sufrir el deterioro del tiempo y generar contaminación ambiental con la acumulación del mismo.

-Modelado de los procesos de negocio: se produjo una modelización y automatización de los procesos, ya que en estas etapas se mejoraron y optimizaron los ya existentes en las instituciones. En esta instancia, las organizaciones debieron definir cómo se estaban desarrollando los proyectos, ofreciendo la posibilidad de fortalecer sus puntos débiles y mejorar los procesos en pos de una mejora en el funcionamiento global.

-Comunicación en las organizaciones públicas: con el uso del BPM, las organizaciones cambiaron de “postura” a una más horizontal, mejorando la comunicación, el flujo de información, la toma de decisiones y el trabajo del personal, favoreciendo a que cada empleado comprendiera su rol institucional, así como el valor aportado a la organización. Ocasionó una mejor comunicación y coordinación interna y externa, de forma que se acrecentó la velocidad de reacción así como la disminución del tiempo improductivo. En las instituciones públicas, este beneficio mejoró la interoperabilidad entre los entes involucrados.

-Monitoreo de los procesos: es una etapa importante ya que se trata del momento en que la institución evalúa la eficiencia y efectividad de estos procesos, buscando la optimización continua de la gestión empresarial. Ayuda a indicar si es necesario crear nuevos procesos, modificar los existentes o eliminar alguno, de modo de conseguir una organización más eficiente.

Solución

El gobierno electrónico se ha impulsado en este sentido, buscando mejorar la labor y la cooperación institucional, apostando asimismo a una mejora en la calidad de vida de la población al impulsar la descentralización de los organismos estatales y, al promover la inclusión social en cuanto a la apropiación de la información y a los procedimientos de las gestiones.

Esta transformación exige un replanteo sobre conceptos considerados desde siempre antagónicos tales como rural-urbano, excluido-integrado, local-global. STATUM ha hecho posible que estas fronteras tiendan a invisibilizarse y con respecto al desarrollo de comunidades sostenibles, STATUM ha establecido un puente entre las decisiones y los propios ciudadanos (por ejemplo, en el caso de la desafiliación de las Afap), a fin de permitir su intervención y control al máximo grado posible. De este modo, se facilitó la provisión de servicios públicos y privados, respetando la diversidad de preferencias, el carácter pluralista y la funcionalidad sistémica de una sociedad cada vez más compleja.

En este sentido, es fundamental destacar el concepto de gobernanza en cuanto a la mediación entre los intereses de los organismos estatales, la ciudadanía y las redes que se establecen entre ambos:

a) El gobierno electrónico ha logrado la progresiva eliminación del prototipo hegemónico de régimen administrativo basado en jerarquías determinadas, b) ha apelado al diálogo abierto para detectar las problemáticas en cada contexto donde se susciten, c) ha apostado a la participación del Estado y de la sociedad civil en la organización de su funcionamiento y d) ha tomado en cuenta el rol de las instituciones y de la población bajo una realidad macro-económica concreta, es decir, no proyectando relaciones rígidas e inmutables entre ambos.

En síntesis, STATUM, a través de su plataforma para el gobierno electrónico, pudo desarrollar características que lo diferencian y lo ubican por encima de las demás soluciones en cuanto a los beneficios que presenta su implementación, no solamente interviniendo positivamente en el funcionamiento de la administración pública, sino también, en la relación de los propios ciudadanos con sus derechos.

Instituciones donde se ha implantado

Se puede encontrar en el Ministerio de Industria y Energía (MIEM), Ministerio de Salud Pública (MSP), Instituto del Niño y Adolescente del Uruguay (INAU), Agencia para el Desarrollo del Gobierno de Gestión Electrónica y la Sociedad de la Información y del Conocimiento (AGESIC), Banco Central del Uruguay (BCU), Oficina de Planeamiento y Presupuesto (OPP), Sistema Nacional de Registro de Empresas (SINARE), Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), Instituto Nacional de Colonización (INC), Unidad Reguladora de los Servicios en Comunicaciones (URSEC), Ministerio del Interior (MINT), Intendencia de San José (IMSJ), Tribunal de Cuentas de la República (TCR), Instituto Nacional de Estadística (INE), Auditoría interna de la Nación (AIN), Agencia Nacional de Vivienda (ANV), Instituto Nacional de Vitivinicultura (INAVI), Banco de Previsión Social (BPS), Consejo Nacional de Educación de la Administración Nacional de Educación Pública (CODICEN), Ministerio de Transporte y Obras Públicas (MTOP), Administración Nacional de Combustibles Alcohol y Portland (ANCAP), Poder Legislativo, entre otros importantes organismos del país.

Aspectos técnicos

Se ha implementado sobre una plataforma de base 100% “open-source” y en modalidad “Cloud Computing Hosting”. Los servidores con el aplicativo son hosteados en un proveedor y todos los organismos acceden a través de Internet y/o RedUY.

Datos de interés

Existen en Uruguay aproximadamente 150 organismos y unidades ejecutoras en el gobierno con la necesidad de implementar la solución de Expedientes Electrónicos.

Cada una de ellas genera en promedio 20.000 tramites, expedientes u otras formas documentales al año. Las que tienen 10 actuaciones en promedio, y cada actuación contiene en promedio 4 hojas.

Esto implica que cada año se transportan 30 millones de documentos, se gastan 120 millones de hojas y se almacenan 3 millones de carpetas.

Desde el punto de vista ambiental esas 120 millones de hojas representan 600 toneladas de papel.

Esto equivale a la tala de 10.000 árboles, que absorberían el mismo dióxido de carbono (CO2) que genera una población de 25.000 personas.

También se gastan 300 toneladas de combustible y 9 millones de litros de agua que son necesarios en la fabricación de ese papel.

Se estima un costo anual de 60 millones de dólares en estos rubros y el modelo de Expediente Electrónico pretende por lo menos reducir a la mitad este costo.

Existen resultados de estudios realizados por empresas que investigan el impacto del uso del papel y arrojan las siguientes estadísticas:

-El 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel.

-El 60% de los empleados invierten una hora diaria o más en duplicar el trabajo de otros.

-El 30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar información para hacer el trabajo.

-El documento promedio es copiado 19 veces.

-El 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los documentos.

-El 3% de los documentos están mal archivados.

-Las empresas utilizan entre el 25% y 33% del costoso espacio de oficina para el área de archivo.