STATUM ganó en el año 2009 una licitación en el gobierno uruguayo para proveer una herramienta y metodología de implementación para la Gestión de Administración Documental y Procesos de negocio en todo el Estado. Las principales características de este proyecto son:
- Adquisición de Software para la gestión de trámites electrónicos y procesos de negocios, con el fin de mejorar la gestión y transparencia hacia la ciudadanía. Abarca expedientes y otras formas documentales públicas como notas, memorándums, resoluciones, circulares, etc.
- Apia Documentum basada en tecnología Apia BPMS fue la seleccionada en una licitación pública internacional entre más de 15 ofertas para ser implantada en más de 150 unidades ejecutoras, incluyendo ministerios, entes autónomos, unidades descentralizadas, etc. Por mas información se puede acceder al sitio de la Agencia gubernamental a cargo del proyecto.
- Modelo a nivel país para eliminar el papel, disponer los expedientes electrónicos en línea, mejorar el control de gestión, la seguridad a través del uso de certificados y firma digital, confidencialidad y contar con un mecanismo de ruteo y trazabilidad que permita el intercambio electrónico de documentos entre oficinas estatales.
- El Programa finaliza en el año 2014 con la implementación en toda la Administración Central. En 2 años ya se ha implantado en el Ministerio de Industria, Ministerio de Salud Pública, Instituto del Niño y Adolescente del Uruguay (INAU), Agencia para el Desarrollo del Gobierno de Gestión Electrónica y la Sociedad de la Información y del Conocimiento (AGESIC), Banco Central del Uruguay, Oficina de Planeamiento y Presupuesto (OPP), Sistema Nacional de Registro de Empresas (SINARE), Ministerio de Trabajo, Instituto Nacional de Colonización, Unidad Reguladora de los Servicios en Comunicaciones (URSEC) y está en proceso de implementación en Ministerio del Interior, Ministerio de Defensa, Tribunal de Cuentas, etc.
- El modelo contempla una rápida implementación estimada en 3 meses, que incluye la parametrización de la herramienta y los servicios de consultoría en gestión del cambio cultural y comunicaciones a nivel global en el organismo. Lo interesante del modelo es que cuenta con todo un servicio de e-Learning que permite que el propio organismo o consultoras externas implementen el proyecto con total independencia del fabricante en dichos plazos. Actualmente las implementadoras son KPMG, Deloitte, CPA Ferrere, Advice, Quanam, Grand Thorton, etc.
- Otra característica interesante del modelo es que está siendo implementado sobre plataforma de base 100% “open-source” y en modalidad “Cloud Computing Hosting”. Los servidores con el aplicativo son hosteados en un proveedor y todos los organismos acceden a través de Internet y/o RedUY. El hecho de esta economía de escala y de licenciamiento lo hace muy atractivo para los gobiernos en vía de desarrollo.
- Dicho modelo es totalmente extensivo hacia otras formas documentales y procesos de negocio a través de la plataforma Apia BPMS logrando que las organizaciones comiencen automatizando sus expedientes electrónicamente y en función de su avance y grado de madurez puedan evolucionar hacia procesos de negocio, avanzando en la línea estratégica hacia una organización gestionada por procesos.
- Este modelo basado en tecnología, hosting, capacitación y consultoría está probado, es exitoso y tal vez sea “único” en la región, con un alto impacto a nivel político, una inversión muy baja, altos y rápidos retornos de inversión tangibles (ej. eliminación de papel) e intangibles (ej. imagen hacia la ciudadanía por rapidez y fluidez en los trámites, seguimiento de los mismos, mejora en la gestión, tiempos, plazos, etc.).