El MEF implementará ApiaDocumentum en cinco unidades ejecutoras
RESUMEN:
El Ministerio de Economía y Finanzas adjudicó a STATUM la implantación del sistema de expediente electrónico.
INFORMACIÓN:
Esta adjudicación sucede en el marco de la firma de un contrato entre el gobierno de Uruguay y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), destinado al programa de Gestión Presupuestaria y Financiera, cuyo organismo ejecutor es el MEF.
El objetivo de este programa es aumentar la eficacia y eficiencia de la gestión presupuestaria a través de un mejor uso de información para el manejo de los recursos del Estado y modernizar los procedimientos en las distintas unidades del MEF. Por ese motivo, se avanzó en la implementación de un sistema de expediente electrónico. Las herramientas elegidas fueron APIA y ApiaDocumentum.
El sistema se implementará en cinco unidades ejecutoras divididas en dos etapas. La primera etapa abarcará la Dirección General de Secretaría, la Contaduría General de la Nación y la Tesorería General de la Nación. Durante la segunda etapa, el sistema se implementará en la Dirección Nacional de Catastro y en la Dirección General de Comercio.
Solo en los primeros tres organismos hay 80 tipos de expedientes. Todos los años se genera un promedio de 10.000 expedientes nuevos y se hace un promedio de 35.000 movimientos relacionados a estos.
Este modelo de trabajo en papel, que genera miles de documentos mensuales que deben archivarse y almacenarse ya está obsoleto.
Debido a lo anterior, la solución ofrecida a través de ApiaDocumentum apunta a eliminar el uso del papel y a ahorrar tiempo en este procedimiento, lo que garantiza una eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos del Estado.
Implementación
Para lograr la mejora de los procesos de cada organismo, el MEF tendrá un patrocinador que, a su vez, estará a cargo de un equipo de dirección y de un equipo funcional.
El trabajo comienza con un relevamiento para lograr la personalización y la configuración del sistema en las unidades ejecutoras mencionadas. Para ello, está previsto trabajar con el objetivo de implementar todos los requerimientos del MEF.
Una vez que se ponga en marcha el sistema de expediente electrónico, el equipo de STATUM brindará soporte para garantizar un óptimo funcionamiento.
El acuerdo prevé una estrategia de capacitación para instruir a los usuarios en el funcionamiento de ApiaDocumentum que, además, abarca el uso de la firma electrónica.
Está previsto capacitar a 143 personas, quienes luego de adquirir los conocimientos capacitarán al resto de los funcionarios de las unidades del MEF.
Luego de la puesta en producción, STATUM dará apoyo para disipar las dudas de los usuarios y realizará los ajustes que se consideren necesarios en la herramienta.
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