RESUMEN:

STATUM presentó su nueva suite para la gestión de documentos, expedientes y procesos que funcionan de manera coordinada entre sí y que permiten a un organismo o a una empresa manejar de forma digital los documentos que produce y las tareas que se hacen con ellos. La suite reúne a ApiaDocumentum, ApiaTramix, Apia MAS, eGovia y Archivum.
 

INFORMACIÓN:

Una suite integrada: misma apariencia y transferencia de información entre los productos

La presentación unifica los logotipos, los íconos, los colores, los tamaños de fuente, la nomenclatura de cada concepto y el diseño de las pantallas de todas las soluciones. El objetivo es que quien trabaja en la suite encuentre siempre la misma lógica y las mismas pantallas, sin importar cuál de los productos esté usando en ese momento.

A su vez, los productos se comunican entre sí y cada uno conserva su especialidad. Un expediente iniciado en ApiaDocumentum —la solución diseñada para la gestión electrónica de expedientes, documentos y flujos de trabajo— puede derivarse a Archivum para su preservación y almacenamiento digital. Preservar, en este caso, significa conservar el archivo en un formato que se pueda seguir abriendo y leyendo con el paso de los años, aun cuando cambien los programas con los que fue creado.

De ese mismo expediente puede desprenderse un documento gestionado en eGovia. Por ejemplo, si un informe necesita una parte técnica, una parte legal y una parte financiera, cada área recibe una plantilla, la completa por su cuenta y el resultado se vuelve a unir al expediente original.

ApiaTramix: de los trámites a los servicios digitales gubernamentales

ApiaTrámites se convierte en ApiaTramix, una plataforma de servicios digitales gubernamentales para personas y empresas.

La distinción no es solo de nombre. Hacer un trámite, supone ir hasta una oficina pública y esperar, pero con este servicio digital gubernamental se resuelve en línea. Cerca del 95 % de los servicios que se gestionan a través de la plataforma están dirigidos a ciudadanos, aunque existen numerosos servicios orientados a empresas.

Apia MAS: mesas de asistencia que reconocen casos parecidos y ayudan a redactar la respuesta

MDS ahora es Apia MAS, la solución de mesa de asistencia de la suite. Una mesa de asistencia es el punto al que llegan los reclamos y las consultas de los usuarios de una organización y donde un equipo los registra, los ordena y los resuelve.

Apia MAS permite armar ese punto de entrada para distintos casos, algunos vinculados a una tarjeta de crédito, a la facturación de una empresa, a temas técnicos provistos por una empresa, una factura que llega fuera de fecha o una solicitud de extensión de importe.

Sobre esos casos, la herramienta habilita cuatro usos de inteligencia artificial, que cada organización puede configurar según su necesidad:

Categorización automática del incidente: el sistema clasifica el caso según la información del reclamo, qué tan grave es, en qué parte de la operación ocurrió y de qué tipo de problema se trata. Ese ordenamiento, que antes hacía una persona caso por caso, determina quién lo atiende y con qué prioridad.
Detección de casos relacionados o similares: frente a un caso nuevo, el sistema busca en los que fueron resueltos, aquellos que se le parecen y muestra, además, las soluciones que se aplicaron en cada uno.
Asistente para la generación de conocimiento: lo que se aprende al resolver un problema queda registrado y disponible para la próxima vez que aparezca uno equivalente.
Asistente para la redacción de los mensajes dirigidos al usuario final.
La inteligencia artificial también interviene antes de que el sistema empiece a funcionar. Durante la implementación —el período en que la herramienta se adapta a la forma de trabajar de cada organización— se utiliza para que ese proceso resulte más ágil, profundo e integral.

eGovia: los documentos que no son expedientes

eGovia atiende la gestión documental que no exige actos administrativos formales, tanto en empresas privadas como en organismos públicos. Se ocupa de los documentos que circulan por fuera del expediente tradicional —memorandos, notas, informes—, cada uno con su propio recorrido dentro de la organización: quién lo escribe, quién lo revisa, quién lo firma.

El producto incorpora las funciones habituales de un gestor documental, como completar plantillas, editar el texto en línea, trabajar de a varias personas sobre el mismo documento simultáneamente y definir quién puede ver o modificar cada cosa. La inteligencia artificial se aplica a la detección del recorrido que cada organismo necesita para un documento determinado, lo que acorta los tiempos de puesta en marcha y funciona como asistente para reconocer los archivos que suben los usuarios y completar los datos que faltan. Todo lo que se gestiona en eGovia se integra con el resto de la suite y con los sistemas propios de la organización.

 

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