IRCCA implementó el sistema de expediente electrónico ApiaDocumentum
RESUMEN:
El Instituto de Regulación y Control del Cannabis (IRCCA) implementa, desde agosto de 2022, el sistema de expediente electrónico ApiaDocumentum de STATUM.
INFORMACIÓN:
El proyecto de implementación nació hace cuatro años en momentos en que IRCCA anhelaba un cambio en la forma en que gestionaba los expedientes. Celine Outlet
Este instituto, creado en 2014, tiene la finalidad de regular la plantación, cultivo, cosecha, producción, elaboración, acopio, distribución y dispensación del cannabis. Además, tiene como objetivo "promover y proponer acciones tendientes a reducir los riesgos y daños asociados al uso problemático de cannabis y fiscalizar el cumplimiento de la Ley 19.172".
A medida que creció el instituto, en la misma proporción aumentó la cantidad de expedientes que se movilizaban por sus oficinas. La solución de un sistema digital se hizo indispensable porque el volumen de expedientes era bastante más importante, con muchas hojas. Por eso, en 2019 se tomó la decisión de implementar el expediente electrónico.
Tras llegar a un convenio con STATUM que autorizó a este organismo el uso de ApiaDocumentum, dicha herramienta comenzó a implementarse en agosto de 2022.
La implementación resolvió dos aspectos medulares, aseguró Jorge Roure, coordinador del área de tecnologías de la información de IRCCA. En primer lugar, la erradicación del soporte papel de los expedientes.
"Eran muchísimas hojas que se imprimían. La mayoría de expedientes, que son proyectos de cannabis, tenían de 300 o 500 folios. Eliminar el papel fue fundamental", comentó.
El otro aspecto central al que contribuye la nueva tecnología es la disminución drástica de los tiempos y plazos. "Permitió el trabajo paralelo", destacó Roure.
Los 20 funcionarios administrativos que trabajan en IRCCA manejan expedientes de distinto tipo. Entre ellos, se destacan notas y oficios, solicitudes de información pública, auditorías de proyectos, llamados a evaluación de propuestas de participación, solicitudes de proyectos de cannabis, entre otros.
IRCCA valoró otro beneficio que provee la tecnología de STATUM: "Este tipo de soluciones también garantiza mayores niveles de seguridad sobre los datos y brinda mayor flexibilidad y escalabilidad para adaptarse rápidamente a los cambios de la industria y la reglamentación del cannabis", señaló en su sitio web.
Capacitaciones
En 2019, con el acuerdo ya sellado, comenzaron las capacitaciones. Algunas fueron en las oficinas de STATUM y otras en la propia sede de IRCCA. En la instancia, los empleados de STATUM instruyeron sobre cada uno de los aspectos de Apia y los funcionarios de IRCCA aprendieron a usar la herramienta.
La irrupción de la pandemia enlenteció el proceso, ya que hubo otras urgencias que atender. Cuando la emergencia sanitaria fue controlada, las capacitaciones se reanudaron.
"Nos recomendaron de volver a capacitar y se volvieron a hacer las capacitaciones en marzo y abril de 2022", comentó Roure.
El coordinador del área de TI de IRCCA aseguró que la experiencia fue "positiva". Según describió, los funcionarios estaban muy predispuestos a aprender a utilizar la herramienta.
Comentarios (0)
Deja un comentario